• Identifier les enjeux et s'assurer de la pertinence de la démarche
  

• Constituer l'équipe projet et les outils de pilotage
• Former et sensibiliser les équipes
• Accompagner la communication autour de la démarche
• Construire le Système de Management de la Qualite (SMQ)
• Etablir la cartographie des processus
• Coordonner le pilotage des processus en lien avec le Responsable Qualité de l'organisme
• Réaliser les audits à blanc
• Préparer l'audit de certification
• Etablir le plan d'actions correctives

Réussites/Expériences positives :

• Passer d'une logique de contrainte à une logique d'actions
• Faire comprendre l'intérêt et le potentiel de telles démarches
• Accompagner des structures sur des temps longs

Ecueils/Difficulté : 

• Trouver le bon équilibre entre réponse aux exigences de la norme et plus-value pour l'organisme
• Maintenir la dynamique sur des temps longs

1/ recensement- sondage

identification des personnes susceptibles de rejoindre ce réseau lors de la tenue des GT nationaux qui avaient lieu à l'ANCT ou à RdF.

récupération des coordonnées desdites personnes (il n'existe pas de liste exhaustive des juristes spécialisés en aides d'état au sein des conseils régionaux, c'est dommage).

prise de contact (informelle) auprès de chacune d'elles pour présenter ma démarche.

retour spontanément positif : ce qui est partagé par tous : énorme solitude,  besoin d'échanger sur ces textes complexes et susceptibles d'interprétations différentes, besoin de mettre en commun ses raisonnements juridiques notamment.

2/ Aval de ma hiérarchie et de RdF

j'ai obtenu l'accord de mon N+1 le Directeur Juridique pour mettre en place ce GT qui s'appellera "GO = Groupe Opérationnel" pour ne pas "froisser" les différents GT qui existent au sein de RdF et pour lesquels, obligatoirement, un référent de RdF assiste aux réunions.

Notre GO se veut donc plus indépendant dans la tenue de ses réunions de façon à favoriser librement l'échange.

J'ai prévenu RdF de mon intention et en leur demandant de pouvoir bénéficier de leurs locaux pour la tenue physique de nos réunions sans pour autant qu'un référent de RdF n'y assiste.

3/ Élaboration des pré-requis pour l'appartenance au groupe

- être juriste de formation

- être l’interlocuteur/référent de son Conseil Régional sur les problématiques juridique d'aides d'Etat,

- être ouvert sur le principe d'un échange/partage d'informations (donner et recevoir).

4/ Réunions

Nous sommes 6 Régions à participer activement à ce jour (il s'agit de toutes celles contactées au départ en fonction de leurs personnalités).

Nous nous réunissons physiquement 4 fois/an. Le format est simple : salle de réunion à RdF, grande amplitude horaire sur la journée pour échanger au maximum, ordre du jour, sandwich sur place pour éviter la perte de temps de la pause dej, échange de bonnes pratiques et CR succint pour acter l'avancée de nos réflexions.

Nous échangeons via TEAMS quand la présence physique est impossible.

Nous échangeons QUOTIDIENNEMENT, au fil de l'eau, par mail en fonction de nos interrogations, réflexions et échange de bonnes pratiques.

Nous faisons qq apéros TEAMS depuis le 1er confinement car nous tissons des liens forts entre nous.

Réussites :

- adhésion totale de ceux que j'avais contacté et ce, depuis le début (personne n'a laissé tomber en ne trouvant pas son intérêt d'appartenance à ce groupe),

- échanges très riches (nous avons tous nos domaines de prédilections), bienveillance, réflexe de partager à tous des infos, de la jurisprudence, une analyse qui pourraient intéresser les autres, etc....

- réactivité/solidarité : si un collègue de ce GO a besoin d'une réponse rapide, celui qui a l'expérience (on lui a déjà posé cette question) apportera très rapidement sa contribution,

- sentiment d'appartenance rassurant. Je ne suis plus seul.

- curiosité en interne : on me demande souvent de consulter mes collègues de ce GO pour savoir comment cela se passe au sein de leur Conseil Régional sur telle question ou problématique. On se nourrit des autres pour se faire son opinion.

Ecueils :

-  difficulté de compréhension avec RdF : pourquoi avoir voulu créer un groupe de travail au sein duquel leur présence n'est pas souhaitée ? évidemment compliqué à faire passer comme message...Vexation possible et peut-être légitime qui les as conduit, parfois, à nous refuser un accès à une salle de réunion? Nous avons contourné en réservant une salle de réunion ailleurs (conseil régional de la Réunion, celui d'Ile-de-France).

- certains recevaient beaucoup et donnaient peu en ne partageant quasi-rien sous prétexte d'être débordés. Un petit recadrage (donner pour recevoir) les a fait se remettre dans cette optique.

Points d'amélioration :

- étendre éventuellement à d'autres Régions ? avantage : plus d'échanges / inconvénients : un trop grand format, moins de convivialité ?

Définition du besoin des commanditaires

établissement ("design") du contenu de la formation: choix des méthodes et outils pertinents.

conduite des ateliers

Réussites, expérience positive, écueils ou points d'amélioration :

Réussites : aide à la structuration et au pilotage d'une émission web, pilotage d'un festival, animation de wolrd café et forum ouvert, actions de développement individuel, soutien à des porteurs de projet.

Point d'amélioration :  la facilitation se nourrit d'expériences et est une remise en question permanente

Réalisation de supports de diffusion variant les approches pédagogiques visuelles : infographie, infographie dynamique, vidéo

Animation et diffusion sur les réseaux sociaux (exemple du compte Twitter sur 2019 plus alimenté depuis mon départ en déc 2019)

Conception d'une charte graphique déclinée avec la collection des productions (un tableau de bord ancienne collection et un tableau de bord nouvelle collection)

Conception de la charte graphique et iconographie de l'outil de dataviz Performance data

Réussites, expérience positive, écueils ou points d'amélioration :

Les retours ont été  très positifs de la part des différents acteurs utilisateurs des supports notamment sur les supports pédagogiques (infographies et vidéos).

A refaire, j'aurais uniquement concentré mes efforts sur Twitter qui correspondait plus à notre cible et j'aurais abandonné les autres réseaux sociaux.

Chaque participant a 5 min pour écrire sur des Bristols les points positifs et négatifs rencontrés lors de la mise en œuvre du projet. L’ensemble des Bristols sont mélangés dans une boite. Une personne tire au hasard les Bristols et les colle sur le tableau blanc. Colonne « Positif » ou colonne « négatif ». Ensuite un sous classement est organisé par colonne afin de thématiser les points remontés. Pour finir, chaque participant colle 1 gommette rouge sur le bristol qui lui parait le plus important et 1 gommette verte pour le bristol le moins important.

Règles

• Commencer ses phrases par « Je pense que » ou « Je trouve que… »
• Interdiction de citer une personne
• Interdiction d’identifier ses Bristols (Anonymat requis)
• Proposer au minimum 2 bristols positifs et 2 bristols négatifs.
• On se concentre sur l’énumération / description des points positifs ou négatifs et PAS sur leurs résolutions. 

Le jeu des Bristols a permis de mettre en évidence des éléments à revoir comme l’organisation interne de la direction et l’ergonomie des interfaces numériques. Aussi, ce jeu a permis de valider une bonne transversalité des directions métiers et une technologie maîtrisée. Points sur lesquels il faudra capitaliser.

Même s'il est nécessaire que les parties prenantes s’organisent mieux, la suite du projet va certainement impliquer encore plus de monde avec de nombreuses interactions et des contenus supplémentaires. Plusieurs pistes de réflexion ont été proposées pour accueillir les nouveaux intervenants (et peut-être les nouveaux objectifs) et optimiser la gestion du projet.

Avec l'équipe pilote du projet [Culture U] (nous sommes 3 personnes), nous avons déterminé le choix d'un parcours sous format d'atelier d'acculturation qui reprend la vie d'un projet.

Nous avons voulu ces moments organisés par les agents, pour les agents.

Nous avons donc détaillé le contenu des ateliers et avons procédé à un recrutement des animateurs potentiels.

La gestion du calendrier, le support technique, organisationnel et la communication a été géré par nos soins.

Le contenu et l'animation des ateliers a été assuré par les animateurs agents identifiés sur les thématiques.

Nous avons créé une chaine vidéo [Culture U] dédiée permettant de retrouver tous les replays

+ : un taux de remplissage au complet

+ : des retours positifs des participants ainsi que des animateurs

- : prévoir une communication en dehors de la période estivale pour encore plus d'impact

- : l'enregistrement des sessions peut bloquer les échanges 

Organisation de plusieurs réunions avec les élus, avec les partenaires, avec les différents services mobilisés sur les différents sites

-        Recherche de jeunes témoins et préparation de leurs interventions

-        Réalisation de supports de communication (flyers, vidéos…)

-        Aménagement et décoration des trois sites aux couleurs de l’Europe

-        Utilisation des réseaux sociaux

-        Animation de l’évènement

-        Réalisation et exploitation d’un questionnaire de satisfaction

Réussites :

-        Evènement innovant, centré sur les jeunes et placé sous le double signe de la Jeunesse et de l’Europe

-        Nombre de participants conséquent : 400 et avec une grande diversité dans les publics

-        Evènement qui a permis de valoriser l’engagement des jeunes en faveur de l’Europe et des mobilités internationales, de donner envie aux jeunes de bouger et de faire connaître les actions de la Région et d’autres acteurs régionaux dans ce domaine

-        Soutien fort des élus

-        Implication et complémentarité des équipes des différents services sur chaque site

-        Appui et réactivité des services supports

-        Satisfaction des participants

-        Nombreux retours dans la presse

Points d’amélioration :

-        Commencer la préparation plus tôt

-        Etablir un calendrier précis et lister les étapes de préparation

-        Revoir le déroulé pour limiter les déplacements entre les salles et prévoir plus de temps d’échanges informels

- Questionnaire pour définir le choix du format présence ou distance ET vote pour un format Barcamp

- Réunion de présentation de la démarche suite aux retours du sondage

- Montage technique sur klaxoon et teams

- Constitution d'une équipe et répartition des rôles

- Répétition générale

- Jour J le barcamp : animation

- Questionnaire de satisfaction

- Information collective sur les retours de la journée et appel à manifestation d'intérêt pour la mise en œuvre des éléments identifiés lors du Barcamp

Les + : la découverte d'un nouveau format de réunion totalement à distance pour toute l'équipe, un timing respecté et bien rythmé.

Les - : un temps de formalisation des thématiques trop court

Ce projet a été mené en concertation avec les Agences et les Maisons de Région dans le cadre de groupe de travail.

La DCC a proposé le cadre : contrat d'objectifs à 3 ans, convention de financement annuel -->     adhésion de tous

puis nous avons travaillé sur les contenus de chaque document type feuille de route/KPI/budget --> adhésion de tous

enfin chaque Agence a rendu les éléments la concernant et qui ont fait l'objet d'une négociation politique

--> toutes les conventions et contrats ont été présentés à la même commission permanente pour une bonne lisibilité des actions et des financements

Après 1 an d'application, les KPI sont en train d'être revus pour mieux répondre aux contraintes des CRM de chaque Agence.

Points positifs :

- une meilleur lisibilité de l'action régionale sur les territoires ;

- des négociations centralisées et groupées ;

- une meilleure gestion du  temps et du budget ;

- un rapprochement des modalités de travail des agences et plus d'échanges.

Points négatifs :

- concernant les KPI difficulté à trouver un consensus sur les indicateurs du fait de CRM très différents

L'équipe projet (nous sommes 3) a mis en place une action de communication [Culture U] autour de la thématique des unes de presse pour sensibiliser sur la démarche usagers. A l'issue de cette campagne de communication, nous avons organisé un webinaire [L'instant U] Pourquoi associer les usagers. 

La revue de presse de la campagne et détail du webinaire

Les différentes actions mises en oeuvre :

• Conception des messages
• Réalisation graphique 
• Diffusion

• Organisation du webinaire (choix du thème, recherche d'intervenant, support de présentation)
• Communication (affiche, message via divers supports)
• Relai technique
• Evaluation
• Diffusion replay et résultats de sondage

+ : Organisation express avec un relai de communication bien rythmé et des intervenants pertinents

- : Eviter la période estivale pour communiquer

Les grandes étapes techniques (et pas administratives relatives aux marché)

Découpage du territoire en bloc, chacun correspondant à un lot de livraison

Réunion mensuelle de suivi de projet avec l'IGN et le prestataire

Controle Qualité:  analyse radiomètrique (harmonisation, netteté) et contrôle de la géomètrie des photos (résolution, précision, conformité par rapport au relief et aux ouvrages d'art), comparaison avec d'autres sources

Diffusion des données par différents supports (serveur cartographique, OpenData, sur Disques dur, extraction à la demande...)

Projet réussi car les données sont presque toutes réceptionnées. Il reste 3 blocs en phase de production attendues pour l'été 2020. Malgré la crise du Covid19 la production a ralentie et comprend un léger retard mais globalement, le projet arrive à son terme. La réussite du projet se mesure surtout à la qualité des données finales et à leur réutilisation par les acteurs professionnels et de ce point de vue, nous avons de très bons retours.

J'en tire également une expérience positive car j'ai appris à travailler avec différents partenaires/producteurs de données et cela a permis d'enrichir mes connaissances techniques sur le contrôle des données