Programme

Regroupement 1 (14 octobre 9h-17h30) : Structurer la gestion de son projet

Les organisations utilisent les “technologies de l’information et de la communication” depuis quelques années déjà, comme l’email, qui est entré dans le quotidien de beaucoup de salarié·e·s. La transformation numérique est un concept qui va plus loin, et qui s’immisce jusque dans notre rapport au travail, notamment à travers :

La notion d’échange en temps réel, qui abolit les barrières temporelles.
La mobilité : désormais, tout le monde peut se connecter depuis n’importe quel endroit.
Le côté universel d’Internet qui reliera bientôt l’ensemble de l’humanité sur un même réseau.

Le numérique entraîne ainsi des évolutions comportementales profondes. La transformation numérique s’avère donc être plus un sujet culturel que technologique et, à ce titre, elle impose aux organisations une véritable problématique de conduite du changement de leurs collaborateurs.

Les organisations sont en effet amenées à repenser leurs processus, leurs modes de fonctionnement, leurs pratiques managériales, et finalement leur culture interne : cette transformation est donc indissociable de la stratégie de l’association et se doit d’être alignée avec elle.

Objectifs pédagogiques de la Journée :

Identifier les enjeux de la transformation numérique pour le milieu associatif et les éléments clés pour définir une stratégie numérique.
Savoir intégrer la dimension d’usage avant les outils, la nécessité de bien définir ses besoins plutôt que de rechercher « l’outil parfait ».

Disposer de bonnes pratiques pour accompagner le changement d’organisation, d’usages et de culture liés à cette transformation :
comment parer à la surcharge informationnelle,
comment prendre soin de ses données, leur stockage, et les réglementations associées (RGPD),
distinguer les différents types de logiciels, leur caractéristiques, ce qu’est le libre qui n’est pas forcément synonyme de gratuit.

Connaître les principaux usages de gestion de projet au sein d’une association pour faciliter et organiser l’activité entre les différents acteurs du projet associatif mais également pour gagner en efficacité au sein de sa structure.
Comprendre les impacts de leur utilisation sur la vie associative.
Identifier et pratiquer (*) l’utilisation des outils numériques au service du projet associatif pour les usages suivants :

stocker des documents,
organiser sa gestion documentaire,
organiser les infos reçues, gérer les tâches d’un projet et son suivi,
co-construire son projet,
définir un tableau de bord de son projet,

(*) Les participant·e·s seront en capacité de tester au moins un des outils numériques facilitant la gestion de projet présentés pour ces usages.

Regroupement 2 (24 octobre) : Favoriser le travail collaboratif et améliorer la gouvernance

La collaboration peut être définie comme suit : “Action de collaborer, de participer à une œuvre avec d'autres”*. La collaboration entre membres est au cœur de l'activité d'une association car elle est, par définition, un collectif de personnes, rassemblées pour agir pour un même projet.
Chaque membre de l’association a son propre emploi du temps.
Les membres d’une même association peuvent être éloignés physiquement les uns des autres.
La circulation de l’information n’est pas toujours optimale.
Une bonne collaboration permettra :

L’implication de tous les bénévoles dans les projets de l’association,
une réduction de la distance entre les bénévoles et l’association,
l’organisation et la gestion des projets à plusieurs et à distance,
la garantie d’une gouvernance horizontale en faisant bien circuler l’information,
la valorisation de l’intelligence collective.

Objectifs pédagogiques de la journée :

Connaître les principaux usages des outils collaboratifs au sein d’une association pour faciliter les liens avec ses parties prenantes et/ou ses partenaires mais également pour gagner en efficacité au sein de sa structure,
Comprendre les impacts de leur utilisation sur la vie associative,
Identifier les caractéristiques d’un outil convivial, libre versus propriétaire, gratuit / freemium..,
Identifier et pratiquer (*) l’utilisation des outils numériques au service du projet associatif pour les usages collaboratifs suivants :

Rédiger des documents à plusieurs,
organiser des réunions à distance
prendre des décisions à plusieurs
instaurer une gouvernance juste et efficace

(*) Les participants seront en capacité de tester au moins un des outils numériques collaboratifs présentés pour ces usages.

Programme adapté du J2

Après avoir vécu une première journée ensemble et avec cette nouvelle possibilité de poursuivre avec une demi-journée d'accompagnement par structure, voici une nouvelle proposition de programme pour le 24 octobre :
Matinée :

9hBrise-glace des clés
9h15 Relecture des accords de groupe
9h25 Vos expérimentations depuis le 14 octobre
10h Pad : à vous de jouer
10h30 : pause
10h40 : les familles d'usages, quelle priorité pour moi ? Note de coût et note d'efficience pour prioriser
- co-construire un document (ordre du jour, budget, rapport, dossier ...) +
- suivre un projet, son avancement, les tâches ... +++
- partager des calendriers, voir les dates de dispo +
- discuter autrement que par mail +
- partager des documents, les ranger, archiver ... ++++
- décider, voter, consulter +
- veille +
- visio-conférence

12h30 : déjeuner

Après-midi :

14h : ateliers sur les usages qui ressortent des priorités
17h : bilan/évaluation et orga des éventuelles suites

BILAN

Usages abordés et degrés d'approfondissement :

co-construire un document : mise en pratique du pad avec manipulation de chacun·e pour créer un pad chez framapad, le partager par mail et y contribuer. Échanges sur différents usages et les méthode d'animation liées à cet outil.
suivre un projet, son avancement, les tâches ... : démonstration de Padlet et de Trello. Manipulations individuelles de Trello.
partager des calendriers, voir les dates de dispo : démonstration de Google Calendar et échanges sur les différents usages autour des dates d'un projet et disponibilités des membres.
discuter autrement que par mail : démonstration de framateam et slack
partager des documents, les ranger, archiver ... : démonstration de Google drive et dropbox. Echanges sur l'enjeu essentiel de l'architecture de rangement à co-construire et à jardiner régulièrement.
veille partagée : démonstration de Netvibes (pour suivre par Flux RSS) et de Pearltrees (marques-pages ou favoris partagés)