🌋 Transiscope volcanique 🌋


En amont

  • 90% : Valider en COPIL le lieu - Clermont
  • 10% : Valider la date via framadate -
  • 100% : Définir un·e coordinateur·ice du COPIL - Florine
  • 50% : Réfléchir à quelques personnes/orgas relais locales - Alternatiab 63, réseau Animacoop, Lieu dit, ACTES, la faille
    • 50% : Définir l'orientation de ce Transiscothon - numérique/transition/bifurcation/changement de cap/au service des acteurs des alternatives
    • 100% : Créer un événement sur la gare centrale
    • 10% : Demander des subventions à la ville hôte - côté vie associative
    • 10% : Reprendre le débrief du Transiscothon précédent
  • 10% : Ecrire un texte d'intention/présentation de l'événement
  • 50% : Identifier des personnes relais sur place, les co-orgas avec leur intention de projet et la personne qui les représente - Alternatiab 63, réseau Animacoop, Lieu dit, ACTES, la faille
  • 10% : Organiser une réunion de cadrage avec les co-orgas
  • 10% : Envoyer le formulaire d'inscription au COPIL et membres de l'organisation
  • 50% : Trouver des lieux pour se réunir
  • 100% : Créer les outils pour gérer l'organisation (drive, pages Yeswiki, formulaire) -
    • 30% : Commencer à ébaucher le programme
  • 30% : Commencer à prévoir l'hébergement - copine Amandine de Cécile, quorum St-Jean
  • 10% : Trouver des solutions de restauration
  • 10% : Trouver un nom pour l'événement
  • 10% : Clarifier les temps du programme et leur ouverture (restreinte, moyenne, large)
  • 10% : Clarifier les rôles des personnes sur l'organisation
  • 10% : Créer une page sur le site WP pour annoncer l'événement
  • 10% : Lancer les invitations sur la base du préprogramme : aux sources, partenaires, COPIL
  • 10% : Communiquer le programme aux partenaires
  • 10% : Inviter des élu·es
  • 10% : Annoncer l'événement dans la newsletter
  • 10% : Envoyer un message aux sources
  • 10% : Contacter les points locaux de Transiscope
    • 10% : Valider les réservations des lieux et leur partager nos besoins/questions/programme (organiser un echange tel/visio si besoin)
    • 10% : Partager les besoins en hébergement bénévole

1 Mois avant

  • 10% : Valider avec les lieux les réservations et leur partager nos besoins
  • 10% : Communiquer le programme aux partenaires
  • 10% : Valider solutions de restauration
  • 10% : Retroplanning détaillé à faire pour identifier les sujets logistiques
10% : Annoncer l'événement dans la newsletter
10% : Envoyer un message aux sources
  • 10% : Communiquer sur l'événement public/ouvert si il y en a un
10% : Valider solutions d'hébergement
10% : Partager les besoins en hébergement bénévole

2 semaines avant

  • 10% : Fermer les inscriptions
  • 10% : Régler les petits sujets logistiques (clés des salles, café, autre)

1 semaine avant

  • 10% : Envoyer un mail avec toutes les infos pratiques aux inscrit·es (horaires, lieux, hébergement, repas)
    • 10% : Mettre en lien les personnes qui hébergent et les personnes hébergées (en cas d'hébergement militant)
  • 10% : identifier des boulangeries
  • 10% : imprimer les cartes Transiscope autour du lieu

Dans la dernière semaine

  • 10% : Préparer un paperboard avec le déroulé, lien ODJ
  • 10% : Finaliser programme détaillé
10% : Commander les petits dejs dans des boulangeries
10% : Préparer un YOGILE

La veille

10% : Faire les courses pour les petits dejs et soirées
  • 10% : Visiter les lieux pour réfléchir l'organisation de l'espace
  • 10% : Préparer un paperboard avec le déroulé, lien ODJ

Pendant (pas du tout à jour)

  • 10% : Afficher le planning
  • 10% : Décorer la salle
10% : Prévoir des activités simples à proposer à ceux.celles qui découvrent Transiscope
10% : Prévoir un mur blanc de "qui s'est passé" avec un petit post-it de présentation
10% : Prendre des photos régulièrement (album partagé via yogile par ex)
10% : identifier des décisions prises légitimement durant le sprint et qui méritent d'être partagées aux absente et repérer celles qui doivent être proposées de manière plus collective en incluant les absents.
10% : Missionner de manière claire et explicite des copains, copines sur des chantiers issus du sprint (fonction d'animations, dev spécifique...)
10% : Bilan à chaud : météo, pépites, rateaux, pistes d'améliorations, PPPP (Prochains Plus Petis Pas Possibles)

Après

  • 50% : Organiser un temps de bilan/REX
  • 50% : Récolter les besoins en remboursement (voir ici)
  • 10% : Rédiger un compte rendu et des articles pour alimenter la newsletter
  • 10% : Mettre au propre le CR du Transiscothon (si besoin)
  • 10% : Remercier les partenaires
  • 10% : Espace pour déposer les photos
  • 10% : Mail aux participant·es (lien framateam, remerciements, prochains rebonds, HelloAsso, )
  • 10% : Mail aux COPIL (remboursements, choses qui ressortent, choses à documenter, évolution du format)
  • 10% : bilan financier
  • 10% : Faire un article sur le site WP -