Organisation au sein de l'équipe salariée


Travail réalisé le 31 octobre 2022 lors du séminaire 04-05 aux Rayes
Dernière mise à jour : 8-11-22

Réunions régulières :


Réunion d'équipe :
Fréquence : tous les mois

Réunion réseau Inpact 05 :
Fréquence : tous les deux mois
Objectifs : garder du lien, savoir ce que font les collègues, organiser certaines actions en commun

Répartition des charges mentales et des tâches associatives:


On parle ici des tâches qui n'entrent pas dans des projets mais qui sont nécessaire au fonctionnement de l'asso, dites "administratives" et/ou de "coordination".

Nous les avons regroupées sous 5 Pôles.
Nous avons désigné un.e référent.e par Pôle.
Nous avons créé 3 commissions salarié.e.s - admin.

  • Pôle Finances -> François
  • Pôle Ressources Humaines et Vie Associative -> Victor
  • Pôle Formations -> Coralie
  • Pôle Communication -> Coline
  • Pôle Mémoire de l'asso -> Bertille

  • Commission RH-Finance : Isa, Victor, François, Maïa, Bertrand, Karine et Antoine -> déjà effective
  • Commission "lobbying" : Coline, François, ? -> à initier
  • Commission Communication : Coline, Coralie et ? -> à initier, en lien avec Marion du CIVAM et Kristell de Bio de PACA

Le.la référent.e de Pôle est responsable de coordonner les diverses tâches à l'intérieur du Pôle, qui peuvent être réalisées par des personnes différentes.

Pôle Finances - François

  • Gestion et suivi du tableau de trésorerie : Victor
  • Suivi du paiement des factures d'achat : Victor
  • Relations avec la banque : François
  • Suivi des factures de vente des clients, relances : ???
  • Réalisation du prévisionnel de budget et stratégie finacière : Isa, François et Victor
  • Comptabilité courante - saisie des pièces - analytique : Isa
  • Clôture des comptes : Isa
  • Déclarations fiscales (TVA, IS): Isa
  • Gestion sociale : établissement des fiches de paie, déclarations sociales, CP, arrêts maladie : Isa
  • Réalisation et mise à jour d'outils d'aide aux montages de projet : calculs de coûts jour, budget prévisionnel... : Isa et Victor
  • Veille fiscale et sociale, changements légaux : Isa

Pôle Ressources Humaines et Vie Associative - Victor

RH :
  • entretiens individuels social et d'évaluation : admin
  • embauches : CA
  • établissement du plan de formation : ??
  • établissement des contrats : Isa
  • déclarations légales de structure : Isa

Gestion courante de l'asso, interne et externe :
  • Lien avec Bio de Provence et Agribios : Victor
  • Lien CIVAM : Coralie, Maïa
  • Commissions FNAB : par filière, salarié.e responsable de la filière
    • > Commission installation ?
    • Voir ci-dessous
  • Gestion de la base de donnée: Coralie
  • Gestion des adhésions (bulletin, envois, relances, entrée BDD...) : Coline
  • Gestion du courrier (2 boîtes aux lettres) : François
  • Gestion de la boite mail générale: (sollicitations, délégation, newsletter) : Victor
  • Standard téléphonique : Victor
  • Organisation des réunions d'équipe : tournant
  • Organisation des CA : tournant pour la logistique, en équipe pour l'ordre du jour et contenu. Pas nécessaire que tous les salariés soient présents; 2 minimum pour l'animation et la prise de note.
  • Organisation des AG : ensemble
  • Gestion du serveur et du wiki : à voir en réunion d'équipe
  • Création, mise à jour et suivi du retroplanning organisationnel : François
  • Création et gestion d'un plan de charge de l'asso : Victor
  • Gestion de la commande groupée des outils de communication : Coline, Isa
  • Mise à jour du guide 04-05, lien avec Carole Agribio 04 : ??
  • Relations publiques, représentation d'Agribio05 , participation aux évènements agricole : commission "lobbying"

Pôle Formations - Coralie

  • Lien avec les autres structures de formation du territoire : ADFPA, CA05, ADEAR 05 (Ecopaysan)
  • Suivi des obligations Vivéa, Qualiopi, Etat (Préparation de l'audit Qualiopi 2023)
  • Etablissement du planning de formation annuel (questionnaire, liens avec les autres structures, communication)
  • Coordination des différents acteurs de la formation (intervenants, salariés organisateur de formation, CA, Vivéa...)
  • Réalisation et mise à jour des protocoles de réalisation des formations
  • Réalisation du plan de compétences des salariés

Pôle Communication externe - Coline

Tâches déjà affectées :
  • Gestion de la mailing liste Riseup: Coralie
  • Gestion de la lettre d'info bio 05 (concept, alimentation en info générales, envoi) : Coline
  • Alimentation de la lettre d'info bio 05 filière : tous les salariés

Outils de communication à valoriser-repenser :
  • Site Internet Bio de PACA
  • Actubio
  • Médias (Espace Alpin, Dauphiné, RAM...)
  • Publication (documents techniques,...)
  • Rapport d'activités
  • Brochures, cartes de visites d'Agribio

Info diverses


Commissions FNAB

Commission PPAM: Coralie (trois fois par an)
Commission viande: François ?
Commission lait: François ?
Réseau semences paysannes FNAB: Coralie
Commission Restauration collective: Coline (en lien avec l'équipe Restoco Paca)
Groupe Territoire: Coline (suivi des infos mais pas forcément participation à la commission)

Commissions à suivre :
Commission installation transmission/ Futures bio: Agnès reçoit les mails

Autres commissions :
Légumes, Viticulture, Alimentation, Apiculture, Environnement, Volailles et oeufs, Gestion des risques (conversion), PAC et aides, Label FNAB, Fruit, Climat, GT Eau, Grandes cultures

Pour recevoir les infos du réseau FNAB : contacter lmarliac@fnab.org / epoinsot@fnab.org (newsletter mensuelle point info réseau)
Pour l'intranet : contacter intranet@fnab.org