Organisation au sein de l'équipe salariée
Travail réalisé le 31 octobre 2022 lors du séminaire 04-05 aux Rayes
Dernière mise à jour : 8-11-22
Réunions régulières :
Réunion d'équipe :
Fréquence : tous les mois
Réunion réseau Inpact 05 :
Fréquence : tous les deux mois
Objectifs : garder du lien, savoir ce que font les collègues, organiser certaines actions en commun
Répartition des charges mentales et des tâches associatives:
On parle ici des tâches qui n'entrent pas dans des projets mais qui sont nécessaire au fonctionnement de l'asso, dites "administratives" et/ou de "coordination".
Nous les avons regroupées sous 5 Pôles.
Nous avons désigné un.e référent.e par Pôle.
Nous avons créé 3 commissions salarié.e.s - admin.
- Pôle Finances -> François
- Pôle Ressources Humaines et Vie Associative -> Victor
- Pôle Formations -> Coralie
- Pôle Communication -> Coline
- Pôle Mémoire de l'asso -> Bertille
- Commission RH-Finance : Isa, Victor, François, Maïa, Bertrand, Karine et Antoine -> déjà effective
- Commission "lobbying" : Coline, François, ? -> à initier
- Commission Communication : Coline, Coralie et ? -> à initier, en lien avec Marion du CIVAM et Kristell de Bio de PACA
Le.la référent.e de Pôle est responsable de coordonner les diverses tâches à l'intérieur du Pôle, qui peuvent être réalisées par des personnes différentes.
Pôle Finances - François
- Gestion et suivi du tableau de trésorerie : Victor
- Suivi du paiement des factures d'achat : Victor
- Relations avec la banque : François
- Suivi des factures de vente des clients, relances : ???
- Réalisation du prévisionnel de budget et stratégie finacière : Isa, François et Victor
- Comptabilité courante - saisie des pièces - analytique : Isa
- Clôture des comptes : Isa
- Déclarations fiscales (TVA, IS): Isa
- Gestion sociale : établissement des fiches de paie, déclarations sociales, CP, arrêts maladie : Isa
- Réalisation et mise à jour d'outils d'aide aux montages de projet : calculs de coûts jour, budget prévisionnel... : Isa et Victor
- Veille fiscale et sociale, changements légaux : Isa
Pôle Ressources Humaines et Vie Associative - Victor
RH :
- entretiens individuels social et d'évaluation : admin
- embauches : CA
- établissement du plan de formation : ??
- établissement des contrats : Isa
- déclarations légales de structure : Isa
Gestion courante de l'asso, interne et externe :
- Lien avec Bio de Provence et Agribios : Victor
- Lien CIVAM : Coralie, Maïa
- Commissions FNAB : par filière, salarié.e responsable de la filière
- > Commission installation ?
- Voir ci-dessous
- Gestion de la base de donnée: Coralie
- Gestion des adhésions (bulletin, envois, relances, entrée BDD...) : Coline
- Gestion du courrier (2 boîtes aux lettres) : François
- Gestion de la boite mail générale: (sollicitations, délégation, newsletter) : Victor
- Standard téléphonique : Victor
- Organisation des réunions d'équipe : tournant
- Organisation des CA : tournant pour la logistique, en équipe pour l'ordre du jour et contenu. Pas nécessaire que tous les salariés soient présents; 2 minimum pour l'animation et la prise de note.
- Organisation des AG : ensemble
- Gestion du serveur et du wiki : à voir en réunion d'équipe
- Création, mise à jour et suivi du retroplanning organisationnel : François
- Création et gestion d'un plan de charge de l'asso : Victor
- Gestion de la commande groupée des outils de communication : Coline, Isa
- Mise à jour du guide 04-05, lien avec Carole Agribio 04 : ??
- Relations publiques, représentation d'Agribio05 , participation aux évènements agricole : commission "lobbying"
Pôle Formations - Coralie
- Lien avec les autres structures de formation du territoire : ADFPA, CA05, ADEAR 05 (Ecopaysan)
- Suivi des obligations Vivéa, Qualiopi, Etat (Préparation de l'audit Qualiopi 2023)
- Etablissement du planning de formation annuel (questionnaire, liens avec les autres structures, communication)
- Coordination des différents acteurs de la formation (intervenants, salariés organisateur de formation, CA, Vivéa...)
- Réalisation et mise à jour des protocoles de réalisation des formations
- Réalisation du plan de compétences des salariés
Pôle Communication externe - Coline
Tâches déjà affectées :
- Gestion de la mailing liste Riseup: Coralie
- Gestion de la lettre d'info bio 05 (concept, alimentation en info générales, envoi) : Coline
- Alimentation de la lettre d'info bio 05 filière : tous les salariés
Outils de communication à valoriser-repenser :
- Site Internet Bio de PACA
- Actubio
- Médias (Espace Alpin, Dauphiné, RAM...)
- Publication (documents techniques,...)
- Rapport d'activités
- Brochures, cartes de visites d'Agribio
Info diverses
Commissions FNAB
Commission PPAM: Coralie (trois fois par an)
Commission viande: François ?
Commission lait: François ?
Réseau semences paysannes FNAB: Coralie
Commission Restauration collective: Coline (en lien avec l'équipe Restoco Paca)
Groupe Territoire: Coline (suivi des infos mais pas forcément participation à la commission)
Commissions à suivre :
Commission installation transmission/ Futures bio: Agnès reçoit les mails
Autres commissions :
Légumes, Viticulture, Alimentation, Apiculture, Environnement, Volailles et oeufs, Gestion des risques (conversion), PAC et aides, Label FNAB, Fruit, Climat, GT Eau, Grandes cultures
Pour recevoir les infos du réseau FNAB : contacter lmarliac@fnab.org / epoinsot@fnab.org (newsletter mensuelle point info réseau)
Pour l'intranet : contacter intranet@fnab.org