Bases de données

Contacts :

bdd@framalistes.org

Agribio 04

Carole DANFOSSY : secretariat04@bio-provence.org, 04 92 72 53 95
Assistante de gestion

Mégane Véchambre, coordinatrice : conseillerppam@bio-provence.org

Etudiants

Benelli Teo : benelliteo@gmail.com , 07.81.55.89.84
Mehdi Ben Milla : mehdi.benmila@gmail.com , 06.41.34.52.45
Tanguy Boyet : boyettanguy@gmail.com , 07.88.23.71.19

Objectifs

1. Mettre à jour la base de données régionale en ligne grâce au tableau excel de base de données de la structure.
2. Réfléchir à une méthodologie globale de gestion de nos contacts.
3. Réfléchir à la RGPD. (En fonction du temps disponible)

Les missions

• Finaliser le toilettage des données à intégrer dans la base de données régionale en ligne de producteurs bio (dedoublonnage, etc.)
Architecure à respecter, proposée en 2019 avant import : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ljPi9ayWP_9sO8K5K1lWx53pbNfChyZWLZZvKS2mv_Y/edit#gid=1489679507

• Il s’agira de réfléchir avec Agribio 04 et le coordinateur, Bio de Provence Alpes Cote d’Azur (groupement régional), à une importation des données excel dans la base de données. Ou une saisie manuelle devra être réalisée.

1. Ajouter les nouveaux notifiés depuis 05/2021
2. Compléter la BDD en ligne avec les contacts du fichier de suivi des formations (commencer à partir de la lettre L - à vérifier à aprtir d'où opur ne pas créer de doublons) : https://agribio04-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/EYtERrwqkidErRAoxzPXrHAB1chj7sMTLq_L4-k_iA1_aQ?e=Iu4R5b (copie de notre originale)
3. Compléter la BDD en ligne avec les fichiers de contacts du projet DEVAB (fichiers de données arrivent)
4. Nous avons intégré des contacts des autres départements de PACA mais une vérification de dédoublonnage est à faire sur ces contacts (infos à vous transmettre). Faire un tableau de ceux qui ne sont pas dans les tableaux du 13 IDEM avec 84 puis 06-05-83
5. Transférer dans le fichier excel les non bio de la feuille "producteurs" pour transférer vers la feuille "autres producteurs"
6. Transférer les adhérents "consommateurs (porteurs de projet)" de la feuille "autres adhérents" à la BDD en ligne (attention, bien mettre que ce sont des contacts en cours d'installation). FAIT LE 07/12/2021
7. Vérifier que nos listings de producteurs bio installés correspond au listing de l'Agence Bio
8. Transférer les contacts du fichier excel BDD à la BDD en ligne.

Notre organisation

Fin du projet tutoré : Fin mars

29/11 - 14h : https://us02web.zoom.us/j/88569674563?pwd=K3oyR21lRmIzUWYyai9sUlpXWUtMdz09 (retroplaning de la reunion a respecter pour les etudiant)
https://mensuel.framapad.org/p/mlxgwuobs3-9r4d

10/12 - 9h30 : https://us02web.zoom.us/j/89934129947?pwd=T1ErSlluN1o2ZWJzS0ZMUmFucjc2dz09

Documents ressources

Organisation de la mise à jour de la base de données :
https://docs.google.com/document/d/1TxFsmXijgCJb_ZZbwK-BacqAcKjl9-byK9W5ljp0kRA/edit

Le tableau de BDD excel : https://agribio04-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/ERdxndKtCk9IpzfmqOfjEnIBv3FK0uMK9ZTRiLj69-t3Lg?e=ewFAdB (original - je viens d'en faire une version)

Mode d'emploi du remplissage de la BDD en ligne : https://agribio04-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/ETtxVFKJbZhEl6223ppVIEgBb1rDeJVW1FjMYMJYbos9pw?e=0gZZIc

Documents pour mise à jour de la BDD :
https://agribio04-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/EvbSlzF9NHlNs_YDuGFz_S4BKrdG7bftfVExcqV2UVURzQ?e=JE8BPP

- Dossier "Différentes listes du 04" : ne prendre en compte que le fichier 211005 "Dossier de suivi inscrits aux formations"
- Dossier "GC ET PPAM 13 hors adhérents" : vérifier dans ces tableaux que les agriculteurs du 13 du tableau excel de BDD y sont ou pas. CF Mission 3
- Dossier "GC ET PPAM 84 hors adhérents qui ne sont pas sur la BDD en ligne" : idem que ci dessus.
- Dossier "Projet DEVAB" : CF mission 2
- Fichier "Contacts à entrer dans BDD source sondage formation" : 2 contacts à mettre dans la BDD en ligne (vérifier avant si pas deja dans le tableau BDD excel et BDD en ligne : ATTENTION AUX DOUBLONS)
- Fichier "Contacts ne souhaitant pas recevoir d'actualité" : mettre "non" sur la BDD en ligne pour ces contacts le champ "Souhaite recevoir des infos du réseau"
- Fichier "Journal de mise à jour de la base de données" : c'est là qu'on écrit tout ce qu'on a fait

Nouveaux notifiés depuis mai 2021 : https://agribio04-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/EhFnYzTvJVFPuzwJq_g5BAQBympn_Vu35eq4u7PKykkQdw?e=aFfkEP

Procédure de mise à jour à partir de maintenant :
https://agribio04-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/agribio_agribio04_onmicrosoft_com/EaByjJ7_28FMhT-feO3Pp_QB0sHS1syl-3J_A9CDLQrIpA?e=co8FEU

Techniques

Dédoublonnage
Donc pour être sur de bien repérer les doublons il faut comparer :
- Les adresses mail
- Les noms des paysans (Nom 1 / Nom2 / Nom3 )
- Les noms de l’exploitation

Il existe une fonction sur excel pour cela.

Notice d'utilisation
Vous ne saisissez dans la BDD en ligne que des contacts du 04
se reporter à mon mail du 06/12 + guide de saisie dans les docs ressources

Réunions

Réunion du 01/10/2021

Réunion du 19/11/21 :
Carole appelle l’informaticien pour savoir si je peux passer tous les agri bio du 04 + porteurs de projet du 04 de notre tableau excel dans la BDD en ligne.
Les étudiants
-complètent et corrige le wiki (fait),
-propose un plan d'actions avec retroplanning:

retroplanning des taches a realiser pour la prochaine reunion du 29/11:

-Prendre connaissance des nouveaux documents fournis par Carole
-Regarder et organiser si besoin les critéres de la BDD en ligne et la BDD excel afin qu'il soit similaire
-verifier les adherents du 13 dans la bdd et et faire en sorte qu'il n y est que le 04
-Commencer a trier la BDD de contact de suivie de formation (a partir de la lettre L) en suivant les consignes fournis

Réunion du 29/11

Taches à réaliser pour la reunion du 10/12 :
Relevé de décision du 29/11 :
- Revoir les contact en formation rentré dans la BDD en ligne et completer leur dossier/ continuer a rentré les contact en formation à partir de la lettre M
- reverifier les critéres de tri en expotant la BDD en ligne et faire en sorte qu'il soit similaire
- Verifier les adherent du 13 dans le BDD et dans le dossier hors adherent et faire en sorte qu'il n y est que le 04/ faire tableau excel avec les adherent du 13

Retroplanning Globale

- Vacance de noel :
- ajouter les nouveaux notifiés dans la BDD en ligne (attention aux doublons), en respectant les champs à remplir cf guide de saisie (+ tout ce que vous avez nté le 10/12)
- terminer de corriger les critères de tri
- avoir completer la BDD en ligne avec les contact en formation jusqu'a au moins la lettre N (?)
- compléter le guide de saisie en fonction du CR du 10/12.

- MI-Janvier :
- terminer de verifier les adherents du 13
- Avoir compris et commencer à remplir la BDD en ligne avec les contacts du projet DEVAB
- Transférer dans le fichier excel les non bio de la feuille "producteurs" pour transférer vers la feuille "autres producteurs"/ completer la BDD en ligne avec les contacts en formation jusqu'a au moins la lettre Rà ajourner

- Debut fevrier : Avoir grandement avanceé sur les taches pour MI-Janvier, voir finir si possible/ completer la BDD en Ligne avec les contacts en formation jusqua au moins la lettre S ou T selon les avancés

- Fin Fevrier : Avoir fini de remplir la BDD en ligne avec les contacts du projet DEVAB/ avoir finis de transferé du ficher excel les non bio à la feuille autres producteurs/ completer la BDD en ligne avec les contacts en formation jusqu'a au moins la lettre Y, voir finir tous les transfer si possible/ commencer à Vérifier que nos listings de producteurs bio installés correspond au listing de l'Agence Bio

- fin Mars (Fin du projet): Avoir fini les 6 premières missions et la 7eme si possible

Reunion du 10/12

Réunion du 04/03/22

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