Organiser un Ciné Débat


Cette fiche est un mode d’emploi qui décrit les grandes étapes de l’organisation d’une projection d’un film suivi d'un débat.

L’exemple (en italique) qui illustre la fiche se déroule à Oloron-Sainte-Marie, mais la méthodologie peut être déclinée dans n’importe quel cinéma
ou salle de projection.



1. Convenir du projet avec le lieu d'accueil


Il est raisonnable de lancer l’organisation d’un tel événement au moins deux mois en avance. Les mardis et jeudis soir sont les meilleurs jours de la semaine pour organiser un événement de ce type.

Checklist

  • S’assurer que le film peut être projeté et voir s’il est disponible gratuitement ou à l’achat.
  • Identifier des intervenants qui pourront s’exprimer sur le film (réalisateur, personne interrogée dans le film...) ou sur la thématique (scientifique, personnalité experte...). Les contacter pour voir sous quelles mesures ils accepteraient de participer à l’événement.
  • Une fois le projet bien défini, contacter le cinéma pour lui présenter l’événement et voir sous quelles mesures il accepterait de l’organiser.


Pour le tarif de la soirée, naturellement le prix est celui d’une séance normale. Si l’on souhaite réduire le prix ou proposer une séance gratuite, alors il faudra certainement payer la location de la salle.

A Oloron, il faut dans un premier temps envoyer un mail avec la présentation de l’événement au cinéma Le Luxor, puis faire en sorte d’échanger par téléphone avec le directeur (M. Paris). Les programmes sont imprimés tous les 15 jours donc il faut s’y prendre au minimum 1 mois en avance afin d’être certain d’y figurer.

Traditionnellement c’est le directeur du Luxor qui anime la soirée de projection-débat, mais il est ouvert à ce que ce soit quelqu’un de l’association organisatrice.

Le Centre Social La Haut accueille aussi volontiers des coné débat.


2. Communiquer vers l’extérieur


Une fois la date validée avec le cinéma, réaliser une petite affiche de l’événement avec les
informations clés :
  • Date et heure
  • Lieu
  • Nom du film
  • Présence d’intervenants
  • Tarif
  • Logo de partenaires (logo du cinéma, de la ville, de l’association organisatrice...).

Rédiger un communiqué de presse à destination de la presse régionale quotidienne et leur envoyer une semaine avant la date de la projection.

Les infos clés à y mettre sont :
  • Contexte de la projection et présentation du film
  • Liste des intervenants (s’il y en a) et petite présentation biographique
  • Date et heure de la projection
  • Adresse du cinéma
  • Déroulé de la soirée
  • Tarif.

On peut ajouter un visuel, comme l’affiche du film et celle de la soirée.


Pour un événement à Oloron ou dans une ville des Pyrénées Atlantiques, la presse régionale quotidienne est : La République des Pyrénées, Sud Ouest Béarn et Pays Basque, France Bleue Béarn et toutes les radios locales.

Il est possible de mettre les mêmes informations sur les nombreux agendas en ligne gratuits disponibles sur internet (chercher dans un moteur de recherche « agenda + nom du département et/ou des villes concernées ») et sur les agendas des offices de tourisme de la région (les appeler et leur demander à quelle adresse mail envoyer les informations pratiques).

Dans certaines mairies, il est possible de mettre des affiches de l’événement dans les panneaux publicitaires de la ville.


A Oloron, les conditions pour cela sont d’être une association de la ville et d’apposer le logo de la mairie sur l’affiche. Il faut contacter entre 3 à 2 semaines avant l’événement le service communication de la mairie (demander le numéro à l’accueil de la mairie) et leur envoyer le fichier pdf de l’affiche (en bonne qualité pour une impression de grand format).


Dernière méthode : imprimer des affiches (format A3 ou A4) et des tracts (affiches format A5) et aller les déposer dans les commerces de la ville, sur les panneaux d’affichage public, pourquoi pas dans les boîtes aux lettres...


3. Communiquer dans nos réseaux

Ne pas hésiter à envoyer un mail à nos réseaux personnels en y mettant l’affiche de la soirée : un premier mail une quinzaine de jours avant l’événement et un second de rappel la veille ou le jour même. L’info peut aussi passer par sms.

Si l’association organisatrice dispose d’une page Facebook, créer un événement Facebook en y mettant les infos clés ainsi que le visuel et en y invitant le plus de monde possible.


4. Le soir de la projection


Bien accueillir les potentiels intervenants et les présenter à l'animateur de la soirée. Penser à une éventuelle collation.

Lors des échanges et des questions du public, bien animer les prises de paroles pour qu’elles soient courtes et dynamiques et qu’elles alternent hommes et femmes.

Penser à remercier publiquement le cinéma, les intervenants, les partenaires et le public.

Prendre des photos et les publier sur les réseaux sociaux de l’association organisatrice.