La gare centrale
En fonction de la manière dont elle est conçue, et selon la nature du collectif, la gare centrale peut être à la fois :
- un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun, des liens vers les comptes-rendus, vers l'ordre du jour de la prochaine rencontre, les dernières actus...
- un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun, un accès au répertoire des actions en cours et en attente d'un coup de main
- un moyen d'accueillir : mot d'accueil pour les nouvelles et nouveaux, lien vers l'histoire du collectif, les coordonnées des personnes à contacter en cas de souci, affichage des derniers membres arrivés...
- un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles et relevés de décisions ;
- un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien ;
- un tableau de bord qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages ;
- un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'informations nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit.
Que trouve t-on dans une gare centrale ?
Pour rendre concret l'intérêt d'une gare centrale, voici quelques exemples d'éléments que nous pouvons y trouver.Pour favoriser une gouvernance collective
- Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...).
- Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement.
- Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun en rendant lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil dʼadministration, comité de pilotage, etc.).
- L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements...).
- L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun.
Pour conserver la mémoire
- L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet.
- Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action.
- Les relevés de décisions qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués.
Pour agir collectivement
- La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage définies par le collectif. Il peut s'agir des outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc.) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
- Les modalités d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution, etc.).
- La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé de façon à agir en ayant une vision d'ensemble.
- Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités...).
Ce concept de gare centrale peut se matérialiser de plusieurs façons.
La première, sous forme d'un tableau de bord «papier» sur un grand mur mais il demande à ce que l'ensemble des membres puissent croiser ce tableau de bord régulièrement donc en résumé à être «sur place».
Ce cas de figure n'est pas le cas le plus fréquent dans les collectifs et rapidement l'usage d'un outil numérique permet de s'affranchir de ce besoin de présence physique lorsqu'on garde en tête que «le numérique c'est aussi peu que possible mais autant que nécessaire».
Ce que je vous propose ici est une gare centrale avec l'outil YesWiki
YesWiki, c'est un site internet qui permet d'encaspuler des outils tiers rendant ainsi leur accès facile comme un pad, un mur de post-it virtuels, les documents du Drive ou des tutos vidéos par exemple.
YesWiki permet aussi de créer des bases de données coopératives pour collecter de nombreuses infos et les rendre visibles sous différents formats (agenda, annuaire, ressourcerie, actualités, décisions, comptes-rendus...).
Avec l'avantage de pouvoir automatiser certaines actions comme l'affichage des 3 dernières actus ou des 5 dernières ressources collectées ou des 2 derniers membres accueillis.
Bref, faciliter l'animation de la gare centrale car «oui!», une gare centrale s'anime.
Elle doit absolument rester à jour et «coller» aux besoins du collectif.
On pourrait d'ailleurs dire que la gare centrale est le reflet du dynamisme, de l'énergie du collectif. En jetant un œil sur la gare centrale, on pourrait presque faire un diagnotic rapide de l'état de santé du collectif.
Retenez que la gare centrale est le cœur organisationnel du collectif.
Une sorte de super sommaire, de vue globale qui facilite la vie de chaque membre du collectif.
Un espace que l'on peut renommer collectivement pour une plus grande appropriation comme le collaboratoire, le chaudron magique, le truc par exemple !
Enfin, et ce n'est pas anecdotique, la gare centrale est un espace ouvert et accessible à tous.
Elle témoigne de la volonté du collectif de partager, y compris avec ceux qui ne sont pas membres
.Elle témoigne de la volonté du collectif de partager, y compris avec ceux qui ne sont pas membres