14 mars : gouvernance suite
Présents : Sophie, Philippe, Isabelle, Gaelle, Julie
ODJ :
- Relecture collective des compte rendus des ateliers avec Manuel et échange
- recapitulatif des différents rôles et outils évoqués au cours des 3 ateliers
- Recensement des questions en suspens
- Proposition de structuration des "groupes projet" par la rédaction d'une fiche cadre type
- action envisagée pour poursuivre la réflexion : pour chaque rôle, renseigner quels besoins avec quels outils ? (tableau, map, schéma...)
Les rôles (en vrac):
- co-président
- adhérent
- Bénévole
- Bénévole régulier
- trésorier
- Porteur.se de projet
- Partenaires (associatifs et institutionnels)
- Chargé de compte rendu de réunion (secrétaire de séance)
- binôme de référents de "groupe projet"
- membres des "groupe projet"
- observateurs / followers
- participants à des ateliers ou animations
- salariés
- public potentiel (les "gens qui attendent")
Les outils (en vrac):
- AG
- framateam
- sms
- site web => prévoir la creation d'une page de présentation des groupes projet
- infolettre
- réseaux sociaux (facebook, linkedin, twitter...) => prévoir création compte linkedin
- CR de réunion
- Drive
- gare centrale => à intégrer au site internet ? réflexion à mener sur docs accessibles à tous ou non
- fiche cadre groupe projet (voir point suivant)
- site de la mairie : annuaire des associations et agenda
- affiches
- local (plessis)
- Boite à Troc
- compte bancaire
- document autoporteur de présentation
- documents formalisés (roadmap, plan de financement...)
- cartes de visite
Les questions en suspens :
- La question de l'argent : comment est-elle traitée ? quelle transparence ?
- Dette/ sentiment de dette
- Accords de groupe à définir (ex :règles de fonctionnement par type d'action)
- Conflits interpersonnels, ras-le-bol, blocage : quels moyens de les désamorcer ?
=> propositions : intégrer un temps dédié aux réunions de CA pour exprimer points de blocage éventuels
- Temps de rétrospective, analyse et correction
- Temps pour célébrer et observer ce qu'on a réalisé
=> réunion 3 fois par an dédiées à ces 3 derniers points. Pourrait être suivi de temps de convivialité élargis (crèpe party, forum des bénévoles...)
- travailler les modes de décision
- réfléchir à l'intégration des salariés
Proposition de structuration des groupes projets par la rédaction de fiche cadre ()à faire valider par le CA à la création du groupe) qui pourrait contenir les rubriques suivantes (à faire évoluer):
- objectifs du projet
- périmètre d'action
- référents (binôme)
- calendrier prévisionnel
- organisation prévisionnelle
- outils (ex: de communication)
- besoins vis à vis du CA (encadrement, communication, financier...)
- besoins en compétences, en bénévoles
- accords de groupe (= qu'est ce qui serait nécessaire de fixer comme cadre pour que chacun se sente bien dans le groupe ?)
=> Prévoir de créer la fiche cadre dans chaque groupe projet existant puis mise en commun
Idées à creuser/discuter en vrac :
- ODJ réunion collaboratif : proposer de hierarchiser selon degré d'urgence 1, 2 ou 3 dès l'ajout à l'ODJ
- intégrer un temps dédié aux réunions de CA pour exprimer points de blocage éventuels
- réunion 3 fois par an dédiées à analyse des pratiques, corrections, levée des blocages éventuels et célébration. Pourrait être suivies de temps de convivialité élargis (crèpe party, forum des bénévoles...)
- fiche cadre groupe projet à rédiger pour les groupe existants puis proposer une fiche type vierge
- Participants aux ateliers : travailler les outils pour communiquer sur l'asso et ouvrir vers adhésion/implication
- Prévoir création compte linkedin
- Réfléchir dénomination "groupes projets" et communiquer à leur sujet sur site internet + infolettre + facebook
- discuter de notre communication sur facebook et réseaux sociaux => référents à multiplier ?
- Création d'une gare centrale (à intégrer au site internet ? réflexion à mener sur docs accessibles à tous ou non)