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Les guides de bureautique pour petites entrepriseséconomisez du temps et de l'argent en automatisant le travail administratif
Dans un passé pas si lointain, les bureaux avaient des salles remplies de dossiers et des membres du personnel chargés de les organiser.
Les employés ont saisi les renseignements sur les clients dans des systèmes ou des feuilles de calcul, un mot à la fois. Ils passaient une grande partie de leurs journées à taper des réponses par e-mail, à appeler les clients au sujet des rendez-vous et à rechercher des documents à remplir.
Beaucoup de bureaux fonctionnent encore de cette façon. Le travail manuel peut expliquer en partie pourquoi les entrepreneurs disent qu'ils passent 68% de leur temps à gérer les tâches quotidiennes dans leur entreprise au lieu de travailler sur leur stratégie et leurs objectifs commerciaux, selon une enquête de l'Alternative Board, une organisation d'adhésion pour les propriétaires d'entreprise.
Mais dans les petites entreprises les plus prospères, les employés ne font pas ces tâches - pas manuellement, de toute façon.
Au lieu de cela, ils automatisent le bureau, en s'appuyant sur des logiciels tels que Keap pour gérer les communications de routine, la saisie de données, les documents, l'embauche, etc. Lorsque les tâches répétitives et fastidieuses sont automatisées, les employés ont plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et les interactions personnelles: le type de travail le mieux fait par les gens, pas par les logiciels.
Dans ce guide, nous expliquerons comment les propriétaires de petites entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent en automatisant le travail administratif, notamment:
Tâches administratives telles que la saisie de données, la facturation et la paperasse
Prise de rendez-vous et suivi
Essayez Keap gratuitement pendant 14 jours pour voir comment il peut vous aider à automatiser votre entreprise.
"Emailer professionnel" pourrait pratiquement être un titre de poste. Dans l'enquête du Conseil alternatif, un tiers des entrepreneurs ont déclaré que le courrier électronique était la plus grande pression temporelle sur leurs entreprises. Mais alors que répondre aux e-mails est une partie inévitable de la journée de travail de chaque professionnel, tous les messages ne vous obligent pas à écrire une réponse originale. Voici comment l'automatisation peut fournir un raccourci pour les e-mails de routine que votre bureau reçoit.
Un formulaire "contactez-nous" sur votre site Web ne devrait pas rediriger les prospects ou les clients vers une boîte de réception où leur courrier électronique pourrait rester sans réponse pendant des jours. Attendre même 30 minutes pour entrer en contact diminue vos chances de qualifier un lead de 21 fois, par rapport à appeler dans les cinq minutes, selon l'étude de gestion des réponses des Leads.
Avec le logiciel d'automatisation, une réponse par e-mail peut être envoyée dès que le formulaire est rempli (ou dans le délai que vous décidez). Incluez un menu déroulant sur le formulaire afin que le client puisse catégoriser son message comme, par exemple, une nouvelle demande de client, une question, une plainte ou une demande de tarification. Vous pouvez configurer le logiciel pour envoyer une réponse en conséquence: Alors qu'une demande de prix pourrait déclencher un e-mail contenant ces informations, une plainte pourrait envoyer un e-mail d'excuses initial et vous inviter à contacter personnellement le client pour voir comment vous pouvez améliorer son expérience.
La plupart des entreprises envoient à plusieurs reprises certains e-mails, comme des réponses aux questions fréquemment posées, des informations sur les prix, des instructions sur les produits ou des politiques. Au lieu de prendre le temps de taper un nouvel e—mail - ou même de copier-coller un ancien e—mail de votre boîte de réception - vous pouvez envoyer des réponses automatiquement.
Les e-mails peuvent être envoyés dans le cadre d'une séquence automatisée. Par exemple, l'abonnement nouvellement acheté au gymnase d'un client peut déclencher un e-mail contenant l'horaire des cours du gymnase. Ou, ils peuvent être envoyés en réponse en temps réel à un e-mail entrant d'un prospect ou d'un client.
Ces e-mails automatisés ne doivent pas non plus sembler automatisés. En utilisant quelques astuces - comme des champs de fusion qui remplacent "Salut Prénom" par "Salut Steve” — l'e-mail a l'air que vous venez de vous asseoir pour l'écrire.
Les e-mails automatisés n'ont pas besoin d'être automatisés. Obtenez cette feuille de triche gratuite avec 20 façons de personnaliser les e-mails automatisés.
Ce qui se passe pendant une expérience de service client et la façon dont vous effectuez le suivi déterminent si un client reviendra ou contactera vos concurrents. Découvrez pourquoi vous devriez faire un suivi et obtenez quelques bonnes pratiques de suivi.
Les employés qui passent une grande partie de leurs journées à organiser la paperasse et à collecter des informations sur les clients peuvent se concentrer moins sur des tâches fastidieuses que sur des initiatives importantes lorsque les tâches administratives sont automatisées. Voici quelques idées.
Lorsque le logiciel d'automatisation s'intègre à votre outil de gestion de la relation client (CRM), comme le fait Keap, vous pouvez rapidement collecter des informations sur les clients et les ajouter à votre base de données — aucune saisie de données papier, scanner ou manuelle n'est requise.
Si vous collectez des informations en demandant aux contacts de remplir un formulaire sur votre site Web, les données sont automatiquement téléchargées dans vos enregistrements de contacts. Il en va de même si vous prenez des informations par téléphone et les saisissez dans un formulaire interne dans le logiciel (faites défiler vers le bas pour un exemple d'une petite entreprise qui a rationalisé la saisie de données grâce à l'automatisation).
Autre avantage : En utilisant un logiciel d'automatisation pour collecter des données client, vous pouvez également segmenter automatiquement vos clients en fonction des informations qu'ils fournissent. Disons que vous possédez une école de musique offrant des cours de guitare, de piano et de percussion. Si un client coche une case indiquant qu'il est intéressé par la guitare, le logiciel la marquera automatiquement en tant que guitariste. De cette façon, vous pouvez lui envoyer les informations qu'elle veut, sans la bombarder d'offres non pertinentes pour des cours de piano.
Certaines tâches sont destinées à être manuelles. Supposons que vous souhaitiez envoyer un paquet d'informations à de nouveaux prospects ou appeler des clients tous les trois mois pour vous enregistrer. Les tâches elles—mêmes ne peuvent pas être automatisées, mais les processus qui les mènent peuvent l'être.
Tout processus que votre bureau répète plus de quelques fois — même quelque chose d'aussi basique que la collecte de commandes de café — peut être intégré dans une séquence automatisée dans laquelle un logiciel vous rappelle de terminer la tâche. Un achat déclenche un rappel pour écrire la note de remerciement, qui trois mois plus tard, déclenche un rappel pour l'appel d'enregistrement. Vos notes, votre calendrier ou votre mémoire peuvent vous échouer à un moment donné, mais un logiciel d'automatisation vous aidera à vous souvenir de la tâche à chaque fois.
Si votre bureau collecte des documents comme des formulaires fiscaux ou des contrats, vous passez probablement plus de temps que vous ne le souhaiteriez à traquer les clients qui n'ont pas donné suite. Heureusement, la chasse au papier peut être automatisée.
À l'aide d'un logiciel d'automatisation, vous pouvez appliquer une balise à un client auprès duquel vous avez besoin d'un document pour déclencher un e-mail automatisé contenant votre demande. Si le formulaire est en ligne, le logiciel peut savoir si le client a cliqué sur un lien vers celui—ci - et si elle ne l'a pas fait après un laps de temps désigné, il envoie automatiquement un autre rappel.
Si le formulaire doit être envoyé par la poste, vous pouvez créer une séquence automatisée dans laquelle le logiciel vous charge d'envoyer le document. Le logiciel peut alors rappeler le formulaire au client jusqu'à ce que vous le marquiez comme l'ayant retourné.
Citer un client sur un nouveau produit ou service peut être un processus en plusieurs étapes. Vous pouvez saisir un devis, l'envoyer par e-mail au client, attendre son retour par e-mail pour l'accepter, puis répéter le processus pour une commande. Si vous utilisez Keap, vous pouvez réduire le processus à deux étapes. Le devis est automatiquement envoyé par e-mail au client, et si le client l'accepte, il est transformé en commande d'un simple clic.
Un logiciel de gestion des clients comme Keap, qui comprend une plate-forme de paiement, peut facturer automatiquement les cartes de crédit des clients pour les commandes en ligne, les abonnements et les achats effectués sur un plan de paiement.
Autre avantage de l'automatisation de la facturation : vous pouvez définir une action automatique — comme un e-mail au client ou un rappel pour l'appeler - lorsqu'une carte de crédit enregistrée est refusée ou est sur le point d'expirer. Le logiciel vous aide à rester au courant des frais de facturation échoués afin que vous puissiez percevoir le paiement dès que possible.
Liste de contrôle gratuite: 7 étapes vers un bureau organisé
Lorsque votre temps est précieux, il est important de jeter un coup d'œil à vos routines quotidiennes et de découvrir ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas.
Chapitre 04 : À l'intérieur d'un bureau automatisé
La ville de Tucson, en Arizona, et Southlake, au Texas
Quelques mois seulement après l'automatisation des processus de bureau, Rosalind Prather ne se souvient déjà plus du fonctionnement de son agence de nounou.
”Je ne sais pas comment nous avons survécu", a-t-elle déclaré. "Cela ressemblait à beaucoup de listes de contrôle en papier, beaucoup de papier gaspillé. Cela ressemblait à écrire le même e-mail encore et encore et encore. On aurait dit que beaucoup d'erreurs étaient commises.”
Désormais, l'agence de nounou de Trusting Connections utilise Keap pour automatiser la quasi-totalité des tâches administratives liées à l'embauche de nounous et à l'enregistrement de nouvelles familles. Voici un aperçu de trois façons dont le bureau a changé depuis l'époque de la paperasse.
Les informations familiales sont automatiquement importées dans les enregistrements de contacts
Les familles qui cherchent à embaucher une nounou sont invitées à remplir un formulaire d'inscription complet sur le site Web de Trust Connections. En plus de couvrir les éléments de base — informations sur le ménage, besoins médicaux des enfants, contacts en cas d'urgence — le formulaire demande aux parents de décrire leur approche parentale sur des sujets tels que la nutrition, la discipline et les routines.
Lorsque le formulaire est rempli, les réponses sont automatiquement téléchargées dans la base de données des clients de Prather dans Keap. Au lieu de passer au crible les notes et les formulaires pour obtenir des informations sur la famille, elle n'a besoin que de se référer à un seul endroit. ”Quand je regarde le dossier de contact d'une famille, dit-elle, j'ai tout ce dont j'ai besoin.”
Les informations d'identification des nounous sont toujours à jour
Une nounou qui demande à travailler pour l'agence remplit également un formulaire Web complet, qui comprend des informations sur ses certifications de RCR et de premiers soins, ainsi que son assurance automobile.
Les membres du personnel avaient du mal à garder une trace des documents expirant. L'envoi manuel de rappels par e-mail aux nounous a rendu l'entreprise vulnérable aux erreurs. "Si nous avons des nounous qui ne sont pas formées et certifiées, c'est un énorme problème de responsabilité”, a déclaré Prather. Maintenant, Prather s'appuie sur le logiciel pour déclencher des rappels aux nounous lorsque la date d'expiration approche.
Les consultations sont programmées en quelques secondes
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Dans un passé pas si lointain, les bureaux avaient des salles remplies de dossiers et des membres du personnel chargés de les organiser.
Les employés ont saisi les renseignements sur les clients dans des systèmes ou des feuilles de calcul, un mot à la fois. Ils passaient une grande partie de leurs journées à taper des réponses par e-mail, à appeler les clients au sujet des rendez-vous et à rechercher des documents à remplir.
Beaucoup de bureaux fonctionnent encore de cette façon. Le travail manuel peut expliquer en partie pourquoi les entrepreneurs disent qu'ils passent 68% de leur temps à gérer les tâches quotidiennes dans leur entreprise au lieu de travailler sur leur stratégie et leurs objectifs commerciaux, selon une enquête de l'Alternative Board, une organisation d'adhésion pour les propriétaires d'entreprise.
Mais dans les petites entreprises les plus prospères, les employés ne font pas ces tâches - pas manuellement, de toute façon.
Au lieu de cela, ils automatisent le bureau, en s'appuyant sur des logiciels tels que Keap pour gérer les communications de routine, la saisie de données, les documents, l'embauche, etc. Lorsque les tâches répétitives et fastidieuses sont automatisées, les employés ont plus de temps pour se concentrer sur la stratégie et les interactions personnelles: le type de travail le mieux fait par les gens, pas par les logiciels.
Dans ce guide, nous expliquerons comment les propriétaires de petites entreprises peuvent économiser du temps et de l'argent en automatisant le travail administratif, notamment:
Tâches administratives telles que la saisie de données, la facturation et la paperasse
Prise de rendez-vous et suivi
Essayez Keap gratuitement pendant 14 jours pour voir comment il peut vous aider à automatiser votre entreprise.
"Emailer professionnel" pourrait pratiquement être un titre de poste. Dans l'enquête du Conseil alternatif, un tiers des entrepreneurs ont déclaré que le courrier électronique était la plus grande pression temporelle sur leurs entreprises. Mais alors que répondre aux e-mails est une partie inévitable de la journée de travail de chaque professionnel, tous les messages ne vous obligent pas à écrire une réponse originale. Voici comment l'automatisation peut fournir un raccourci pour les e-mails de routine que votre bureau reçoit.
Un formulaire "contactez-nous" sur votre site Web ne devrait pas rediriger les prospects ou les clients vers une boîte de réception où leur courrier électronique pourrait rester sans réponse pendant des jours. Attendre même 30 minutes pour entrer en contact diminue vos chances de qualifier un lead de 21 fois, par rapport à appeler dans les cinq minutes, selon l'étude de gestion des réponses des Leads.
Avec le logiciel d'automatisation, une réponse par e-mail peut être envoyée dès que le formulaire est rempli (ou dans le délai que vous décidez). Incluez un menu déroulant sur le formulaire afin que le client puisse catégoriser son message comme, par exemple, une nouvelle demande de client, une question, une plainte ou une demande de tarification. Vous pouvez configurer le logiciel pour envoyer une réponse en conséquence: Alors qu'une demande de prix pourrait déclencher un e-mail contenant ces informations, une plainte pourrait envoyer un e-mail d'excuses initial et vous inviter à contacter personnellement le client pour voir comment vous pouvez améliorer son expérience.
La plupart des entreprises envoient à plusieurs reprises certains e-mails, comme des réponses aux questions fréquemment posées, des informations sur les prix, des instructions sur les produits ou des politiques. Au lieu de prendre le temps de taper un nouvel e—mail - ou même de copier-coller un ancien e—mail de votre boîte de réception - vous pouvez envoyer des réponses automatiquement.
Les e-mails peuvent être envoyés dans le cadre d'une séquence automatisée. Par exemple, l'abonnement nouvellement acheté au gymnase d'un client peut déclencher un e-mail contenant l'horaire des cours du gymnase. Ou, ils peuvent être envoyés en réponse en temps réel à un e-mail entrant d'un prospect ou d'un client.
Ces e-mails automatisés ne doivent pas non plus sembler automatisés. En utilisant quelques astuces - comme des champs de fusion qui remplacent "Salut Prénom" par "Salut Steve” — l'e-mail a l'air que vous venez de vous asseoir pour l'écrire.
Les e-mails automatisés n'ont pas besoin d'être automatisés. Obtenez cette feuille de triche gratuite avec 20 façons de personnaliser les e-mails automatisés.
Ce qui se passe pendant une expérience de service client et la façon dont vous effectuez le suivi déterminent si un client reviendra ou contactera vos concurrents. Découvrez pourquoi vous devriez faire un suivi et obtenez quelques bonnes pratiques de suivi.
Les employés qui passent une grande partie de leurs journées à organiser la paperasse et à collecter des informations sur les clients peuvent se concentrer moins sur des tâches fastidieuses que sur des initiatives importantes lorsque les tâches administratives sont automatisées. Voici quelques idées.
Lorsque le logiciel d'automatisation s'intègre à votre outil de gestion de la relation client (CRM), comme le fait Keap, vous pouvez rapidement collecter des informations sur les clients et les ajouter à votre base de données — aucune saisie de données papier, scanner ou manuelle n'est requise.
Si vous collectez des informations en demandant aux contacts de remplir un formulaire sur votre site Web, les données sont automatiquement téléchargées dans vos enregistrements de contacts. Il en va de même si vous prenez des informations par téléphone et les saisissez dans un formulaire interne dans le logiciel (faites défiler vers le bas pour un exemple d'une petite entreprise qui a rationalisé la saisie de données grâce à l'automatisation).
Autre avantage : En utilisant un logiciel d'automatisation pour collecter des données client, vous pouvez également segmenter automatiquement vos clients en fonction des informations qu'ils fournissent. Disons que vous possédez une école de musique offrant des cours de guitare, de piano et de percussion. Si un client coche une case indiquant qu'il est intéressé par la guitare, le logiciel la marquera automatiquement en tant que guitariste. De cette façon, vous pouvez lui envoyer les informations qu'elle veut, sans la bombarder d'offres non pertinentes pour des cours de piano.
Certaines tâches sont destinées à être manuelles. Supposons que vous souhaitiez envoyer un paquet d'informations à de nouveaux prospects ou appeler des clients tous les trois mois pour vous enregistrer. Les tâches elles—mêmes ne peuvent pas être automatisées, mais les processus qui les mènent peuvent l'être.
Tout processus que votre bureau répète plus de quelques fois — même quelque chose d'aussi basique que la collecte de commandes de café — peut être intégré dans une séquence automatisée dans laquelle un logiciel vous rappelle de terminer la tâche. Un achat déclenche un rappel pour écrire la note de remerciement, qui trois mois plus tard, déclenche un rappel pour l'appel d'enregistrement. Vos notes, votre calendrier ou votre mémoire peuvent vous échouer à un moment donné, mais un logiciel d'automatisation vous aidera à vous souvenir de la tâche à chaque fois.
Si votre bureau collecte des documents comme des formulaires fiscaux ou des contrats, vous passez probablement plus de temps que vous ne le souhaiteriez à traquer les clients qui n'ont pas donné suite. Heureusement, la chasse au papier peut être automatisée.
À l'aide d'un logiciel d'automatisation, vous pouvez appliquer une balise à un client auprès duquel vous avez besoin d'un document pour déclencher un e-mail automatisé contenant votre demande. Si le formulaire est en ligne, le logiciel peut savoir si le client a cliqué sur un lien vers celui—ci - et si elle ne l'a pas fait après un laps de temps désigné, il envoie automatiquement un autre rappel.
Si le formulaire doit être envoyé par la poste, vous pouvez créer une séquence automatisée dans laquelle le logiciel vous charge d'envoyer le document. Le logiciel peut alors rappeler le formulaire au client jusqu'à ce que vous le marquiez comme l'ayant retourné.
Citer un client sur un nouveau produit ou service peut être un processus en plusieurs étapes. Vous pouvez saisir un devis, l'envoyer par e-mail au client, attendre son retour par e-mail pour l'accepter, puis répéter le processus pour une commande. Si vous utilisez Keap, vous pouvez réduire le processus à deux étapes. Le devis est automatiquement envoyé par e-mail au client, et si le client l'accepte, il est transformé en commande d'un simple clic.
Un logiciel de gestion des clients comme Keap, qui comprend une plate-forme de paiement, peut facturer automatiquement les cartes de crédit des clients pour les commandes en ligne, les abonnements et les achats effectués sur un plan de paiement.
Autre avantage de l'automatisation de la facturation : vous pouvez définir une action automatique — comme un e-mail au client ou un rappel pour l'appeler - lorsqu'une carte de crédit enregistrée est refusée ou est sur le point d'expirer. Le logiciel vous aide à rester au courant des frais de facturation échoués afin que vous puissiez percevoir le paiement dès que possible.
Liste de contrôle gratuite: 7 étapes vers un bureau organisé
Lorsque votre temps est précieux, il est important de jeter un coup d'œil à vos routines quotidiennes et de découvrir ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas.
Chapitre 04 : À l'intérieur d'un bureau automatisé
La ville de Tucson, en Arizona, et Southlake, au Texas
Quelques mois seulement après l'automatisation des processus de bureau, Rosalind Prather ne se souvient déjà plus du fonctionnement de son agence de nounou.
”Je ne sais pas comment nous avons survécu", a-t-elle déclaré. "Cela ressemblait à beaucoup de listes de contrôle en papier, beaucoup de papier gaspillé. Cela ressemblait à écrire le même e-mail encore et encore et encore. On aurait dit que beaucoup d'erreurs étaient commises.”
Désormais, l'agence de nounou de Trusting Connections utilise Keap pour automatiser la quasi-totalité des tâches administratives liées à l'embauche de nounous et à l'enregistrement de nouvelles familles. Voici un aperçu de trois façons dont le bureau a changé depuis l'époque de la paperasse.
Les informations familiales sont automatiquement importées dans les enregistrements de contacts
Les familles qui cherchent à embaucher une nounou sont invitées à remplir un formulaire d'inscription complet sur le site Web de Trust Connections. En plus de couvrir les éléments de base — informations sur le ménage, besoins médicaux des enfants, contacts en cas d'urgence — le formulaire demande aux parents de décrire leur approche parentale sur des sujets tels que la nutrition, la discipline et les routines.
Lorsque le formulaire est rempli, les réponses sont automatiquement téléchargées dans la base de données des clients de Prather dans Keap. Au lieu de passer au crible les notes et les formulaires pour obtenir des informations sur la famille, elle n'a besoin que de se référer à un seul endroit. ”Quand je regarde le dossier de contact d'une famille, dit-elle, j'ai tout ce dont j'ai besoin.”
Les informations d'identification des nounous sont toujours à jour
Une nounou qui demande à travailler pour l'agence remplit également un formulaire Web complet, qui comprend des informations sur ses certifications de RCR et de premiers soins, ainsi que son assurance automobile.
Les membres du personnel avaient du mal à garder une trace des documents expirant. L'envoi manuel de rappels par e-mail aux nounous a rendu l'entreprise vulnérable aux erreurs. "Si nous avons des nounous qui ne sont pas formées et certifiées, c'est un énorme problème de responsabilité”, a déclaré Prather. Maintenant, Prather s'appuie sur le logiciel pour déclencher des rappels aux nounous lorsque la date d'expiration approche.
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