Commande 2023

Etat d'avancement de l'opération : on note les dernières étapes réalisées et les étapes en cours / à suivre

NOM Prénom - Date : explication de l'opération réalisée

Procédure à suivre voir BilanCV2022
Questionnaire offre 2023 = fournisseurs de la commande (céréaliers-éleveurs)
Lien vers le questionnaire offre DIFFUSABLE
Lien vers le questionnaire offre MODIFIABLE

Questionnaire demande 2023 = bénéficiaires de la commande (maraîchers, PPAM, houblonniers, etc.)
Lien vers le questionnaire demande DIFFUSABLE
Lien vers le questionnaire demande MODIFIABLE
GESTION DES COMMANDES (offre et demande)
Lien vers le fichier de travail 2023 MODIFIABLE
TRANSPORT
Un transporteur qui fait Forcalquier (04) - Point de dépôt de chaque département
--> Devis à demander à Charbonnier + mieux gérer que 2022 la sous-traitance et conditionnement palettes
Poit de dépôt / département : 05 Gap, 04 Forcalquier, 84&13 Cavaillon ou Avignon, 83 Le Cannet des Maures, 06 Carros
--> Chaque Agribio reprend contact avec l'agri de 2022 qui a fait point de dépôt

Sur 2022 :
Lieu central de dépôt dans le 04 : chez Eric JEAN, à Pierrerue (5 min de Forcalquier)
Transporteur : Charbonnier
Lieux / département : 83 - Yvan BARROT, 05 - Damien ORCIERE, 84 - Julien RONZON, 06 - Jonathan BEREAU

Sur 2023 :
Autre alternative : missionner un agri qui fait l'A/R, à voir pour chaque département
Sinon : refaire comme en 2022 mais en mieux !

FACTURATION
-Penser à dire aux céréaliers d'indiquer "Graines" au lieu de semences : voir la réglementation autour de cela, et si il y a besoin de délivrer des certificats ou autres justif auprès des bénéficiaires
-Démarrer les réflexions dès qu'on a les devis de transporteurs
-Dès qu'on a aboutit la réflexion, communiquer plus précisément sur ce coût auprès des bénéficiaires (idéalement : avant de faire la confirmation des volumes avec eux fin mi-juin)

Fonctionnement cette année :
  • Si passage par un transporteur du 04 aux points de dépôts départementaux -> on répartit le coût global par rapport au kg de semences commandées (plus on en a, mieux c'est donc !)
  • Si passage par des transporteurs locaux (= des maraich) -> on applique des frais de transport par département, par kg.
  • Agribio 06 : pas dans le projet de base, et ont l'habitude des commandes groupées, ils appliqueront peut-être en interne une commission de 10% pour rémunérer le tps passé dessus !


REGLEMENTATION
?

Suite organisation pour les commandes :

Clôture du formulaire de commande lundi 19/06

Damien va faire une extraction des bénéficiaires par département pour les envoyer aux Agribio afin qu’ils vérifient s’ils ont bien adhéré (colonne M « Adhésion » dans le doc partagé : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iIxD0sItxEOPNk63qQ4vFEhyowd_nMF6/edit#gid=1857091536)

Logistique
Identifier les lieux de dépôt avant d’appeler les bénéficiaires car on va surement avoir des questions et peut-être certains voudront changer de lieux de dépôt en fonction d’où c’est --> Dans le formulaire de réponse (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rB2lBqdxFBMtaDKUPB7BUPXP6ZPqgPl2lhtrcEDBUMc/edit?usp=sharing), on a quelques pistes colonne K que j’ai identifié par un marquage de couleur --> manque pour départements du 05, 06 et 13)
  • 11 agriculteurs dans les Bouches du Rhône donc créer un nouveau site de livraison
  • Damien : J’attend qu’on ait plus d’infos sur les volumes / département & sites de livraison pour faire un devis auprès du transporteur
  • Damien : Je vais voir avec Eric et Florian JEAN pour savoir s’ils sont toujours OK pour faire le lieux de dépôt dans le 04
  • Coralie : je vais appeler Damien Orcière pour demander si toujours ok pour être le lieu de dépôt 05, sinon il y a Camille Rolland en plan B pour le 05 (cf questionnaire offre)


Valider les commandes avec les bénéficiaires
Comment procéder sachant qu’on a 77 bénéficiaires à date ? Se répartir les contacts pour les appeler ou faire un mail ? Est-ce qu’on missionne d’autres partenaires ou on est seulement 3 pour ça ? Sachant qu’on a besoin de l’info assez rapidement pour valider ou non les commandes

Proposition Coralie :
  • envoi mail personnalisé (facile grâce à ton tableau) + texto pour dire de répondre vite au mail
  • se répartir le travail entre 4 personnes (Coralie, Victor, Fausta?, Marion?, à demander à la réunion), mais pas Damien (déjà contact avec les fournisseurs) : 20 mails, texto, relances par personnes

Info à valider :
  • Site de livraison des semences
  • Adresse de facturation - Quel nom : nom propre ou ferme car problèmes en 2022 pour facturation --> à renseigner dans colonne J si nom propre (NP) ou nom de la ferme (Ferme) ; Adresse : dans la colonne K + bien rajouter avant l’adresse le nom propre ou le nom de la ferme
  • Volumes commandés : quantité par espèce
  • Prix total : prix des semences + prix du transport (préciser que c’est à titre indicatif, susceptible d’évoluer en fonction du transporteur)
Une fois que le bénéficiaire a été contacté, je vous propose qu’on inscrive dans la colonne « ToDo » (colonne N) quelque chose du stylé « Commande validée »

Fournisseurs
Je vais appeler les fournisseurs semaine prochaine à la clôture du questionnaire pour les informer sur :
  • Les volumes commandés par espèce : toujours bon pour la disponibilité, livraison max fin août sur le lieu de dépôt 04
  • Savoir s’ils seraient d’accords pour refacturer eux directement au bénéficiaires le coût du transport pour qu’il n’y ait qu’une seule facture, cela évitera aux Agribio de refacturer aux bénéficiaires
  • Rappeler qu’on parle de graine et non de semences