Cet accompagnement serait dédié à la mise en place d'un ou deux outils numériques collaboratifs favorisant la communication interne et le travail collectif entre salariés et bénévoles.
Cela en partant des usages et en favorisant l’appropriation par la définition collective de bonnes pratiques notamment.

Besoins :
Le Comité Départemental Handisport 74 dispose à ce jour de très peu d'outils numériques facilitant les échanges et le travail collaboratif.
Or, plusieurs salariés ainsi que quelques bénévoles actifs notamment membre du CA travaillent sur les projets de l'association.
Ces personnes ne partagent pas toujours le même lieu physique et ne travaillent pas toujours en même temps.

Cette situation entraine ou risque d'entrainer plusieurs problématiques :

-désimplication des bénévoles
- perte de temps et d'efficacité (surcharge de mails, difficultés à trouver les documents, les informations, les décisions, les process, la répartition des rôles...)
- difficultés à suivre l'avancée des projets et des tâches de chacun.e
- risque de perte d'informations quand la personne qui s'occupait de la mission s'absente ou quitte la structure
- difficultés à avoir une vision d'ensemble et à favoriser la co-responsabilité du projet dans sa globalité
- difficultés à s'adapter si l'une des personnes s'absente de façon imprévue
- engorgement et surcharge de sollicitations pour la personne coordinatrice, si unique interlocutrice ayant "le savoir" et "l'information"
- favorise le travail en silos, individuel et complique les échanges entre bénévoles et salariés
- peut donner une impression d'opacité sur l'organisation interne, les rôles de chacun.es, les décisions prises etc.


Or pour faciliter l'implication de chacun.e et notamment des bénévoles il est important :

- de rendre visible les rôles, l'organisation, les décisions, les missions et tâches disponibles
- de leur permettre de travailler en décalé des salariés tout en ayant accès aux informations et documents nécessaires
- de faciliter les échanges en interne
- de trouver facilement et rapidement les informations, documents, process, contacts, outils numériques utiles
- de savoir quels sont les outils existants, à quoi ils servent et comment les utiliser


Proposition :
3 demi-journées d'accompagnement, idéalement : 1 journée complète en présence - 1 à 2 mois en autonomie - 1/2 journée en présence.

Type d'accompagnement :
Accompagnement axé sur la facilitation de l'intelligence collective par l'animation de méthodes favorisant la discussion, la créativité, l'évaluation, la prise de décision et la production à plusieurs.
Des apports techniques sur les outils numériques collaboratifs pourront être proposés en fonction du besoin.
L'ensemble des méthodes et des productions seront documentés au sein d'une page dédiée à l'association sur le wiki du DLA : https://ferme.yeswiki.net/DLA74_mobilisation/?PagePrincipale

Objectifs :

- établir collectivement l'état des lieux des besoins pour faciliter le travail collectif et hybride salarié/bénévoles
+ définir l'outil collaboratif prioritaire à mettre en place

-prioriser les actions à mettre en place pour favoriser l'appropriation de cet outil et faciliter son usage

- initier la mise en place de l'outil : installation, tuto ou formation, charte d'usage et de bonnes pratiques etc.

- en fonction du besoin : découvrir et s'initier à certains outils numériques collaboratifs

-évaluer la mise en place de l'outil après 1 mois ou 2 d'utilisation : mise en place, freins, succès etc. et l'adapter et/ou le compléter


Déroulé détaillé :
Le déroulé détaillé des demi-journées en présence sera à valider en amont avec l'association afin de correspondre au mieux à leurs besoins du moment.
Une évaluation sera effectuée en fin de première journée et prise en compte pour l'animation de la 3ème demi-journée.

Participant.es :
Les salariés de la structure et les membres bénévoles du CA à minima.

Dates :
A définir avec l'association. Dates entre mars et juin, idéalement les jeudis.

Lieu :
Au sein des locaux de l'association

Déroulé prévisionnel

Ce déroulé est un déroulé prévisionnel susceptible d'évoluer pendant l'atelier, en fonction des besoins et du contexte.