Production : Analyse du fonctionnement du CA de l'asso Espace Femme avec les 6 chapeaux

Description de la ressource Chapeau de Bono: Le fonctionnement du CA

Les faits

Composition
CA : 3 membres dont 1 Présidente et 1 Trésorière
Équipe salariées : 12 personnes

Réunions :
- bureau :

• mensuel
• qui : présidente et trésorière : application du conseil d'administration

- CA :

• tous les mois et demi
• qui : présidente - trésorière - membres du CA - direction + salariée (pas systématique) - invités ponctuels

- AG :

• une fois par an
• qui : partenaires, femme VVC, tutelles - CA - équipe

- Réunions des bénévoles
- Référentes équipe réunions bénévoles

Communication
- Réunions physiques et/ou visio
- les mails, adresse mail CA, , sms, téléphone
- participation de la présidente à la réunion d'équipe
- drive avec droits d'accès à Marie-Noëlle, Cécile, Marion et Mélanie

Rôles du CA
- Politique : vision stratégique pluriannuelle sur 3 ans
- Délégation de pouvoir à la direction
- Stratégie RH et gestion du personnel
- Décisions du principe (orga, ag,locaux, règlement intérieur...) et du budget (suivi du budget, bilan, réponse marchés publics, rdv partenaires financiers)
Voir tableau RACI (réalisateur approbateur consultés informés) avec missions et rôles de la structure

Rôle de la Directrice : voir la fiche de poste
- dont appliquer les décisions du CA
- délégation RH à la directrice adjointe

Qui peut rentrer ?
Être adhérent depuis au moins un an
Possible de ne pas accepter toutes les candidatures sans donner d'explication
Entrée et sortie lors des AG 1 fois/an
Charte des bénévoles
Organe exécutif de l'asso, minimum 2 membres (président, trésorière à minima)
Élu a bulletin secret par l'assemblée générale
Renouvelé chaque année
En cours d'année possible d'entrer et valider à la prochaine AG
(pas de demande liée au casier judiciaire)

Statuts non à jour : adresse
Mise à jour à valider par l'assemblée générale

Ressentis / intuitions / émotions

- Perception du CA par l'équipe de salariées : peu de compréhension
- Fatigue +++ des membres du CA
- Ambiance chaleureuse, impression de bon fonctionnement entre les personnes
- Soutien et solidarité entre l'équipe et le CA
- Fort décalage sur l'utilisation des outils de communication
- Crise et traumatisme l'année vis à vis de la direction
- Aspect très professionnel des salariés qui est reconnu et rendu visible
- Impression d'avoir énormément de chantiers à suivre, à réaliser et qui s'accentue
- Grosse charge mentale des membres du CA
- Aucun process, impression d'être paumée au niveau de la direction
- Pas d'incarnation pour mettre du process, partager etc (ex le RACI, DLA de 2014...)
- Impression qu'il faudrait toujours en faire plus : rencontrer les équipes, montrer ce que fait le CA etc
- Avancée au jour le jour et à l'aveugle pendant un an
- Besoin de se sécuriser, de sécuriser l'équipe, le CA, l'asso
- Pas assez d'attention aux besoins des personnes, rythme, problèmes informatiques, budget perso etc.
- Pas de perte de sens du pourquoi
- Force motrice de l'équipe
- Bienveillance et compréhension
- Reconnaissance mutuelle
- Impression de sortir la tête de l'eau, souffle nouveau, permet de se projeter vers l'avenir
- Force collective
- Si besoin le mail générique permet d'interpeller le CA
- Peu de personnalités fortes, gros égo, idées radicales et arrêtés qui enlève l'équilibre, l'harmonie

Les points forts / opportunités

- Le sens de ce que l'on fait
- La solidarité et la résilience
- Les compétences du CA et de l'équipe
- Capacité à se remettre en question, à solliciter des personnes qui peuvent nous aider (Martine, avocate, accompagnement DLA etc.)
- Reconnaissance des partenaires
- Image d'asso "féministes radicale" a changé, image plus neutre et plus professionnelle
- Equilibre entre les 3 personnes du CA et de la direction

Les points faibles / menaces/ risques

- La communication / les liens avec les salariés
- Le manque de moments conviviaux (manque de temps)
- Formaliser les outils + l'appropriation et l'utilisation par toutes
- Difficulté de fidéliser les personnes qui souhaitent être au CA
- Pas vraiment de process d'accueil et de départs : manque de temps
- Vague de départs non expliquées
- Menace : qu'on ne soit plus assez pour pérenniser l'association
- Loyauté forte, décision tacite des membres du CA de ne pas partir pour ne pas lâcher les autres
- Peu faire peur et empêcher l'implication mais situation bien partagé auprès des adhérents
- Si de nouveaux membres, peur pour les nouveaux membres que tout le monde parte
- Le nombre : que 3 personnes au CA
- Incertitudes financières liées aux aspects politiques
- Ancienne directrice mettait en avant un féminisme radicale qui ne faisait pas l’unanimité
- Longtemps image d'asso Anti-hommes
- Clarté des valeurs féministes et les actions de l'association
- Manque d'outil / méthodes sentiments de savoir faire avec avis différents, personnalités fortes
- Traumatisme : chat échaudé craint l'eau froide, besoin de se protéger, envie de garder cette nouvelle harmonie
- L'ancienne directrice incarnait cette association, possible qu'elle mettait une sélection pour éviter d'avoir des personnes en dissonance avec sa vision

moment créativité
projet d'établissement

Créativité

- Jeu interactif sur les valeurs de l'association
- organiser des sorties et des apéros
- organiser des soirées échanges de lecture
- accueil des bénévoles
- rencontrer les bénévoles que le CA ne côtoie pas
- rappeler que les membres du CA sont bénévoles
- Trouver un terme pour les bénévoles non adhérents, les bénévoles adhérents et les bénévoles membre du CA
- Retravailler sur la raison d'être de l'asso, relire les statuts, les valeurs temps de partage avec tous les membres de l'asso et les salariées
- Mettre en avant l'association sur les réseaux sociaux
- CA dans des lieux différents pas toujours à La Roche pour éviter la route
- Pièce de théâtre
- Outil informatique pour organiser facilement des vidéo-conférences pratiques et qui fonctionnent
- Réparer l'ordinateur et l'imprimante de Marie-Noëlle
- Moins d'échanges de mails, un moment dédié
- accompagnement informatique


Plan d'action
- communication : hello asso, relancer les adhésions en début d'année
- distribution des documents d'adhésion
- 25 ans de l'asso
- Installer Wingu
- demander le casier judiciaire des bénévoles
- modifier les statuts
- règles d'utilisation des outils, pour quel besoin
- formation et accompagnement informatique
- mettre en place l'abandon de frais pour déduire des impôts
- livret d'accueil des bénévoles - parcours : trombi, valeurs, statuts...
- planifier et faire un agenda des évènements, des réunions, des rencontres entre bénévoles
- planifier 1 participation du CA à la réunion d'équipe
- prévoir le départ des bénévoles
- préparer la prochaine réunion du CA
- clarifier les rôles et niveaux de décisions entre CA et direction (mettre à jour le RACI)


Priorisation
Les 3 sujets les plus importants/efficients
- Livret d'accueil des bénévoles (photos, valeurs, statuts, boite à idées...) 5 points (5 bleu) + 1 cœur
- Planifier les évènements pour anticiper 4 points (2 bleus et 2 brun) + 1 cœur
- Communication (hello asso, relancer les adhésions en début d'année) 4 points bleus

Autres sujets jugés "faciles" à mettre en œuvre :
- questionnaire auprès des bénévoles pour connaitre les raisons de leur départ
- Préparer le prochain CA
- planifier une participation du CA à la réunion d'équipe
- travail sur les rôles et niveau de décisions CA/Equipe
- installer Wingu
- Distribuer les docs d'adhésion
- modifier et MAJ les statuts

Les sujets traités le 30 mars
- planifier
- communication