Groupe de travail : L'accueil au 42
Les participant.e.s du groupe (Prénom/nom - Mail):
Cécile - lesfillesrecup@gmail.com
Patricia - patricia.thepaultbuffet@gmail.com
Barberine - faure.barberine@gmail.com
Benedicte - aubryleguay@gmail.com
David - david.rousselot@vyv3.fr
Isabelle- lesjardinsdezabi@gmail.com
Alexis - contact.cyclup@gmail.com
Jean-Marc - virginie.dreux@sfr.fr
Valérie - coeur.kreol.974@gmail.com
Définition des rôles du groupe :
- Accueil du public / des personnes (asso ou autres) qui veulent occuper l'espace en dehors des horaires d'ouverture
- Tenue de l'espace café
- Responsabilité de la "sécurité" (qui entre) et orientation des publics et participants aux animations
- Expliquer le lieu et sa raison d'être, le quartier / faire visiter le lieu ; être ambassadeur.ice.s
- Informer sur la programmation
- Collecter et partager les habitudes de quartiers, les besoins & demandes des personnes accueillies
- Compter (essayer) le nombre de visiteurs / identifier la provenance des publics
- (re)présenter le 42 lors d'évènements extérieurs
Les modalités de travail du groupe, rôles au sein du groupe (qui prend en note ? Qui facilite ? Comment et quand le groupe souhaite travailler ? ...)
- Toujours 1 personne présente à l'accueil : binômes (si visites à faire et café à servir ou renseignements à donner) ;
- Avoir un planning des permanences ; prévenir (dans la mesure du possible) en amont si indisponibilité ;
- Avoir un cahier de liaison à disposition ;
- Avoir à disposition en support un livret d'accueil du site (salles, occupants et activités) et les numéros utiles;
- Maintenir l'espace (hall, espace café, toilettes) propres et accueillant ;
- S'assurer de l'approvisionnement de l'espace café ;
- Réunion 1 fois par mois du groupe pour faire le point et sur les améliorations ;
- Représenter et présenter le 42 lors d'évènements
- Expliquer le prix libre proposé pour les différentes activités
- A faire - lors des temps de permanence à l'espace café:
- Créer un planning en ligne (Amandine) + papier à dispo sur place (binômes d'accueil) : fait
- Mettre une petite sonnette à l'accueil si jamais il n'y a personne sur place au moment du passage de la personne : A faire ?
- Créer un cadre à fixer au portail avec le programme mensuel, horaires d'ouverture et occupant.e.s : A faire ?
- Créer le "livret d'accueil" avec FAQ, base de questionnement/mémo : A faire ?
- Des questions type que peuvent poser les personnes sur le lieu avec réponses
- Quelques questions sur la personne : d'où vous venez ? Depuis quand vous habitez là ? Quel souvenir éventuel de ce lieu ? Qu'est-ce que vous aimez faire ? Qu'est ce que vous connaissez du quartier ? Ou avez-vous entendu parler du lieu ? Qu'aimeriez-vous y trouver ?
- (Garder des traces de ces témoignages, dans le cahier de liaison ?)
- Trouver et installer une carte du quartier qui alimente et est alimenté par le questionnement FAQ : demander à Léonie - fait
Suggestions :
- Réunions du groupe de travail à coupler avec le temps collectif avec les partenaires, par ex. sur 1h, pour éviter de démultiplier les temps : fait
- Créer la rencontre avec Filalinge (besoin de locaux ?)/ Restotroc pour se rencontrer et faire du lien
- Rédiger un article pour le Quoi de neuf : fait
- Retracer l'histoire du bâti et en faire une expo ?
- Yan Kersi écrit un livre de Belle-Beille
- Bertoli ? Archives
- Francis Huet ?
DOCUMENTS ACCUEIL :
- Affiches mémo pour permanences accueil
- > document de travail AFFICHE_MEMO_PERM_ACCUEIL.pptx (0.2MB)
- > Affiches pour impression AFFICHE_MEMO_PERM_ACCUEIL.pdf (85.4kB)
Rappel des modalités de l'accueil
- accueillir (café), orienter, faire visiter,sécuriser la circulation- expliquer le lieu (tract support)
- presenter la programmation (tract mensuel+ affichage), et le quartier ( livret en cours de réalisation par Patricia)
- possibilité de s'inscrire avec des post it, sur tableau au dessus de la cafétière
- identifier et capter les visiteurs (cahier de comptage et de liaison près de la cafetière), proposer de participer ou de s'impliquer
actuellement :
- ouverture au public mes mercredis et samedis de 10 H à 13 h , et de 14 h à 18 H- presence des accueillants sur des creneaux de 2/3 heures - 2 personnes par créneau - 12 crenaux apr semaine
- chaque occupant (14 en tout) doit assurer un creneau par mois
aujourd'hui , le constat est fait qu'il n'y a pas assez de personnes sur l'accueil pour assurer tous les creneaux :( -
PLUSIEURS PISTES
- Rajouter certains partenaires (par exemple : ceux qui louent la salle, font des marchés...à titre quasi gracieux)pour un creneau mensuel
- realiser plus d'animations/expos à l'accueil (plus attirant, donner envie de s'impliquer)
- pour ceux qui accueillent , pouvoir réaliser de petits travaux de petites mains pour s'occuper (mises ous plis, affichage ...)
- fabriquer une
"roue de la chance"
qui sera mise à l'accueil ( tuto : https://www.youtube.com/watch?v=IlrV4XKGkx4 à realiser à la bricothèque) où l'on peut gagner un creneau d'accueil ou un atelier gratuit, une boisson offerte, un vetement/objet , une petite oeuvre, un partage de savoir, du jardinage ... A REVOIR LORS DE LA REALISATION - faire un lien avec le groupe com' pour donner envie, valoriser le fait d'être à l'accueil (parler du quartier et des souvenirs, rencontre, partage, découverte, lien social, échanges, activités diverses, se sentir utile ...)LEGERETE ET HUMOUR
- réaménager l'accueil pour le rendre plus lisible (trop d'info, trop d'objets) et encore plus sympa :
- pour les adultes, prendre son café , et discuter tranquillement (sous la veranda et pres de la fenetre )
- pour les enfants : séparer l'espace du couloir avec étagère et mettre des jeux, des coussins, des livres/BD (dans l'espace à droite )
RENCONTRE 17 JANVIER 24
Plusieurs infos suite à la petite rencontre inpromptue à l'accueil de ce jour :
- la roue de l'accueil (un dessin a été fait dans le cahier d'accueil) comprendra 16 "camenberts" 6 pour l'accueil, 3 pour participation ateliers, 3 pour Café , 1 petit cadeau artisitique, 2 ménage en musique , 1 rejouez . Amandine peut recupérer des cercles en bois, Cécile peut fournir les 6 couleurs , et j'apporterai des roulettes et des chevilles en bois , le reste pourra être trouvé à la bricothèque . Le tout sera fixé à l'accueil . proposition de réaliser cette roue à l'accueil le mercredi 31 janvier .
- l'aménagement des lieux celui ci pourra être réalisé en amont d'un troc/bourse aux jeux prévu en février
- les permanences , afin de simplifier et d'éviter de mobiliser trop de monde , la proposition est d'avoir deux binomes par journée (10 h à 13 h puis 14 h à 18 h) les mercredis et samedis soit 8 personnes par semaine .
- dans l'idée d'associer d'autres personnes à l'accueil , dont les partenaires , un apero "presentation de l'accueil" sera organisé avant les vacances de février , afin que le maximum de personnes de l'accueil y soient presentes merci de renseigner ci dessous vos disponibilités en participant au sondage à l'adresse suivante :
https://framadate.org/wkI2TLYxGKfdVpNr
- dernier point , afin de mieux communiquer entre nous , creer un groupe Whatsapp accueil 42 pourrait nous permettre de mieux communiquer nottament sur les presences absences ... Etes vous d'accord pour cela ? dans l'affirmative merci de communiquer vos numeros de tel .