151 Petite salle de réunion
Plus les réunions sont importantes, moins les gens en profitent. Paradoxalement, les institutions consacrent souvent leur argent et leur attention à de grandes salles de réunion et à des amphithéâtres.
Nous discutons d'abord de la taille même des réunions. Il a été démontré que le nombre de personnes dans un groupe influence à la fois le nombre de ceux qui ne parlent jamais et le nombre de ceux qui pensent avoir des idées qu'ils n'ont pas pu exprimer. Par exemple, Bernard Bass (Organizational Psychology,Boston : Allyn, 1965, p. 200) a mené une expérience qui met en relation la taille du groupe et la participation. Il n'y a pas de seuil particulièrement naturel pour la taille des groupes mais il est clair que le nombre de ceux qui ne parlent jamais augmente très rapidement. Dans un groupe de 12 personnes, une personne ne parle jamais. Dans un groupe de 24, il y a six personnes qui ne parlent jamais.
Nous obtenons des seuils similaires lorsque nous considérons les distances confortables pour parler. Edward Hall a établi la fourchette supérieure pour une voix normale à environ 1,80 m ; une personne ayant une vision de 20/20 peut voir les détails de l'expression faciale jusqu'à 1,80 m ; deux personnes dont les têtes sont distantes de 1,80m chacune peuvent de faire passer un objet si elles s'étirent toutes les deux ; la vision claire (c'est-à-dire la vision maculaire) comprend 12 degrés horizontalement et 3 degrés verticalement, ce qui inclut un visage mais pas deux, à des distances pouvant atteindre environ 1,80 m. (Voir Edward Hall, The Silent Language,New York : Doubleday, 1966, pp. 118-19).
Ainsi, une discussion en petit groupe fonctionnera mieux si les membres du groupe sont disposés en cercle approximatif, avec un diamètre maximum d'environ 2,45m. À ce diamètre, la circonférence du cercle sera de 7,60 mètres. Comme les personnes ont besoin d'environ 69 centimètres chacune pour s'asseoir, il ne peut y avoir plus de 12 personnes environ autour du cercle.
Ensuite, nous présenterons des preuves montrant que dans les institutions et les groupes de travail, l'histoire naturelle des réunions tend également à converger vers cette taille.
Des histogrammes montrent le nombre relatif de classes de différentes tailles tenues à l'Université de l'Oregon à l'automne 1970 et le nombre relatif de salles de classe disponibles dans les différentes fourchettes de taille. Nous pensons que ces chiffres sont typiques pour de nombreuses universités. Mais il est évident au premier coup d'œil qu'il y a trop de grandes salles de classe et trop peu de petites salles de classe. La plupart des classes qui se tiennent réellement sont des séminaires et des réunions relativement petits, tandis que la plupart des salles de classe sont de taille comprise entre 30 et 150. Ces grandes salles de classe ont peut-être reflété les méthodes d'enseignement d'une période antérieure, mais elles ne sont apparemment pas conformes à la pratique réelle de l'enseignement dans les années 70.
Nous avons constaté que les réunions des comités, conseils et commissions officiels de la ville de Berkeley ont une répartition similaire. Parmi les différents conseils, commissions et comités de la ville, 73 % ont une participation moyenne de 15 personnes ou moins. Pourtant, bien sûr, la plupart de ces réunions se tiennent dans des salles conçues pour bien plus de 15 personnes. Là encore, la plupart des réunions se tiennent dans des salles trop grandes ; les salles sont à moitié vides ; les gens ont tendance à s'asseoir au fond ; les orateurs font face à des rangées de sièges vides. L'atmosphère intime et intense typique d'une bonne petite réunion ne peut être atteinte dans ces circonstances.
Enfin, la répartition spatiale des salles de réunion est souvent aussi mal adaptée aux réunions proprement dites que la répartition de la taille. Des histogrammes comparent la répartition des salles de classe dans différents secteurs de l'université de l'Oregon avec la répartition des bureaux des professeurs et des étudiants.
Une fois de plus, cet écart a un effet néfaste sur la vie sociale des petites réunions. Les réunions fonctionnent mieux lorsque les salles de réunion sont assez proches des bureaux des participants. Les discussions qui commencent dans les salles de réunion peuvent alors se poursuivre dans le bureau ou le laboratoire. Lorsque les salles de réunion se trouvent à une grande distance des bureaux, les discussions informelles sont considérablement réduites.
151 Small meeting room
151 Small meeting room
The larger meetings are, the less people get out of them. But institutions often put their money and attention into large meeting rooms and lecture halls.We first discuss the sheer size of meetings. It has been shown that the number of people in a group influences both the number who never talk, and the number who feel they have ideas which they have not been able to express. For example, Bernard Bass (Organizational Psychology,Boston: Allyn, 1965, p. 200) has conducted an experiment relating group size to participation. The results of this experiment are shown in the following graph.
There is no particularly natural threshold for group size; but it is clear that the number who never talk climbs very rapidly. In a group of 12, one person never talks. In a group of 24, there are six people who never talk.
We get similar thresholds when we consider comfortable distances for talking. Edward Hall has established the upper range for full casual voice at about 8 feet; a person with 20/20 vision can see details of facial expression up to 12 feet; two people whose heads are 8 to 9 feet apart, can pass an object if they both stretch; clear vision (that is, macular vision) includes 12 degrees horizontally and 3 degrees vertically - which includes one face but not two, at distances up to about 10 feet. (See Edward Hall, The Silent Language,New York: Doubleday, 1966, pp. 118-19.)
Thus a small group discussion will function best if the members of the group are arranged in a rough circle, with a maximum diameter of about 8 feet. At this diameter, the circumference of the circle will be 25 feet. Since people require about 27 inches each for their seats, there can be no more than about 12 people round the circle.
Next we shall present evidence to show that in institutions and workgroups, the natural history of meetings tends also to converge on this size.
The following histograms show the relative numbers of different sized classes held at the University of Oregon in the Fall of 1970 and the relative numbers of available classrooms in the different size ranges. We believe these figures are typical for many universities. But it is obvious at a glance that there are too many large classrooms and too few small classrooms. Most of the classes actually held are relatively small seminars and "section" meetings, while most of the classrooms are in the 30 to 150 size range. These large classrooms may have reflected the teaching methods of an earlier period, but apparently they do not conform to the actual practice of teaching in the 1970's.
We found that the meetings of official committees, boards, and commissions in the City of Berkeley have a similar distribution. Among the various city boards, commissions, and committees, 73 per cent have an average attendance of 15 or less. Yet of course, most of these meetings are held in rooms designed for far more than 15 people. Here again, most of the meetings are held in rooms that are too large; the rooms are half-empty; people tend to sit at the back; speakers face rows of empty seats. The intimate and intense atmosphere typical of a good small meeting cannot be achieved under these circumstances.
Finally, the spatial distribution of meeting rooms is often as poorly adapted to the actual meetings as the size distribution. The following histograms compare the distribution of classrooms in different sectors of the University of Oregon with the distribution of faculty and student offices.
Once again, this discrepancy has a bad effect on the social life of small meetings. The meetings work best when the meeting rooms are fairly near the participants' offices. Then discussions which begin in the meeting rooms are able to continue in the office or laboratory. When the meeting rooms are a long walk from offices, the chances of this kind of informal business are drastically reduced.
