Copil présentiel juin 2021
Champ Date
21.06.2021
Description
Lors du dernier COPIL, nous avons eu la chance de pouvoir nous retrouver en présentiel à El Capitan, à l'occasion des 10 ans de l'Assemblée Virtuelle.
Ce COPIL a été principalement centré sur la recherche d'une nouvelle organisation pour la rentrée, qui permette collectivement de récupérer de l'élan, de limiter les sentiments de culpabilité liés à la difficulté de produire entre les réunions et donc de pouvoir mettre en œuvre la nouvelle stratégie dans de bonnes conditions.
En partant de nos rêves pour le Transiscope, nous sommes parvenu à esquisser une nouvelle organisation qui s'expérimentera dés septembre. Vous pouvez retrouver ci-après les décisions liées à cette nouvelle organisation, les traces détaillées restant disponibles sur le pad de prise de notes.
Rendez-vous donc du 8 au 10 octobre pour le premier Transiscothon dans un lieu qui reste à définir (si vous avez des pistes c'est avec plaisir) !
Afin de pouvoir échanger avec les uns et les autres sur cette nouvelle organisation et pour se remettre en dynamique, nous vous proposons un petit temps Intergroupes d'1h30 dans les deux semaines à venir, partagez vos disponibilités sur ce sondage : https://framadate.org/KfS3eJVGW2hiQSDB . Je ferme le sondage lundi soir afin de pouvoir prévenir les personnes hors-COPIL :-)
Depuis un an, de nombreuses avancées significatives sont à célébrer : le partage et validation d'une vision pour les trois années à venir, l'obtention d'un nouveau budget ainsi que la transmission de COPC et création de l'association de soutien à transiscope nous mettent sur de bons rails pour engager la nouvelle séquence.
Toutefois, depuis plusieurs mois, le COPIL partage le sentiment que le mode d'organisation actuel peine à retrouver un souffle : difficulté d'animation dans plusieurs groupes, fatigue et sentiment de culpabilité entre les rencontres, difficultés à profiter des envies d'implication pour accueillir de nouveaux contributeurs.
Nous avons envie de repartir sur une organisation qui part de l'action, qui décloisonne les groupes de travail, qui s'appuie plus sur des rencontres (présentielles) et qui soit plus ouverte aux contributeurs hors-COPIL.
Nous proposons donc une organisation autour de quatre rencontre annuelles, sous forme de temps de travail de deux journées, nommés "Transiscothon" et qui deviendraient les moments propices à avancer concrètement sur des chantiers.
Cette organisation implique :
Lors du COPIL, d'autres décisions ont été prises :
Ce COPIL a été principalement centré sur la recherche d'une nouvelle organisation pour la rentrée, qui permette collectivement de récupérer de l'élan, de limiter les sentiments de culpabilité liés à la difficulté de produire entre les réunions et donc de pouvoir mettre en œuvre la nouvelle stratégie dans de bonnes conditions.
En partant de nos rêves pour le Transiscope, nous sommes parvenu à esquisser une nouvelle organisation qui s'expérimentera dés septembre. Vous pouvez retrouver ci-après les décisions liées à cette nouvelle organisation, les traces détaillées restant disponibles sur le pad de prise de notes.
Rendez-vous donc du 8 au 10 octobre pour le premier Transiscothon dans un lieu qui reste à définir (si vous avez des pistes c'est avec plaisir) !
Afin de pouvoir échanger avec les uns et les autres sur cette nouvelle organisation et pour se remettre en dynamique, nous vous proposons un petit temps Intergroupes d'1h30 dans les deux semaines à venir, partagez vos disponibilités sur ce sondage : https://framadate.org/KfS3eJVGW2hiQSDB . Je ferme le sondage lundi soir afin de pouvoir prévenir les personnes hors-COPIL :-)
Décision - Nouvelle organisation du COPIL
Depuis un an, de nombreuses avancées significatives sont à célébrer : le partage et validation d'une vision pour les trois années à venir, l'obtention d'un nouveau budget ainsi que la transmission de COPC et création de l'association de soutien à transiscope nous mettent sur de bons rails pour engager la nouvelle séquence.
Toutefois, depuis plusieurs mois, le COPIL partage le sentiment que le mode d'organisation actuel peine à retrouver un souffle : difficulté d'animation dans plusieurs groupes, fatigue et sentiment de culpabilité entre les rencontres, difficultés à profiter des envies d'implication pour accueillir de nouveaux contributeurs.
Nous avons envie de repartir sur une organisation qui part de l'action, qui décloisonne les groupes de travail, qui s'appuie plus sur des rencontres (présentielles) et qui soit plus ouverte aux contributeurs hors-COPIL.
Nous proposons donc une organisation autour de quatre rencontre annuelles, sous forme de temps de travail de deux journées, nommés "Transiscothon" et qui deviendraient les moments propices à avancer concrètement sur des chantiers.
Cette organisation implique :
- Des COPIL moins réguliers - Dans la mesure où la stratégie opérationnelle et le budget est validée annuellement, les membres de Transicope sont capable de prendre en autonomie un certain nombre de décision opérationnelle. Le COPIL se retrouvera donc annuellement pour mettre à jour la stratégie opérationnelle et le budget, puis ponctuellement lorsqu'une décision nécessitera une réunion de décision (quand elle ne peut pas être prise à distance).
- Moins et mieux communiquer - la liste de discussion du COPIL ne devrait être utilisé que pour transmettre des informations liées à l'organisation des Transiscothon ou des demandes de décisions à distance. L'enjeu est de diminuer au maximum le flux d'information au sein du COPIL entres les rencontres et le RocketChat reste disponible pour les informations quotidiennes.
- Du temps de préparation des Transiscothon - trouver le lieu, inviter des contributeurs hors COPIL, identifier les sujets avec les GT, gérer les NdF, ...
- De nouvelles modalités de partage des missions - nous tentons une mise en forme sous forme de tableau d'organisation matriciel pour identifier les tâches, leurs référent.e.s et formaliser les tâches ne pouvant être réalisées. Le tableau est accessible via ce lien et demande encore à être éprouvé.
- Un nouveau fonctionnement des GT - Chaque GT a pour seule mission entre les Transiscothon de préparer ces rencontres et d'assurer la continuité des sujets entre les rencontres, à quelques tâches routinières près identifiée dans le tableau d'organisation matriciel..
Implications budgétaires de cette organisation :
- Proposition d'une prestation à Solenne pour organiser les Transiscothon et prendre soin des humains (accueil des nouveaux)
- Proposition d'une prestation à Yannick (Assemblée Virtuelle) pour effectuer la gestion de projet liée aux prestations techniques
- Doublement des dépenses prévisionnelles d'hébergement et de déplacements liées aux Transiscothon
Autres décisions et informations
Lors du COPIL, d'autres décisions ont été prises :
- Animacoop rejoins officiellement le COPIL en la personne d'Audrey (qui change simplement de casquette);
- Nous participons aux université d'été des mouvements sociaux à Nantes à travers un atelier le 27 Août;
- Nous ferons une demande d'agrément pour pouvoir accueillir des volontaires via l'association, mais simplement pour 2 à 3 places afin de correspondre à nos capacités d'accompagnement réelle;
- Afin d'avancer sur le service de libération des données événementielles de Facebook, il est nécessaire d'avoir un compte développeur et donc de se déclarer en tant que personne morale. Cela pose de nombreuses questions de fond et de responsabilité à venir, aussi il a été décidé que le SIRET de l'association sera bien utilisé, mais sans communication publique afin de limiter les risque et de permettre d'avancer en menant en parallèle la réflexion sur le positionnement du Transiscope sur cette question.