Focus sur la transition au Mans

• : Valider en COPIL le lieu --> Le Mans
  • : Valider la date via framadate --> 20-21 Septembre 2024
• : Définir un·e coordinateur·ice du COPIL --> Yannick
• : Réfléchir à quelques personnes/orgas relais locales --> Sylvain, Gilles, Benoit, Laurent, Damien, Pauline, Florence, Delphine
  • : Définir l'orientation de ce Transiscothon --> Archipelago, Collectivités
  • : Créer un événement sur la gare centrale -->
  • : Demander des subventions à la ville hôte
  • : Reprendre le débrief du Transiscothon précédent

• : Ecrire un texte d'intention/présentation de l'événement - Yannick/florent
• : Identifier des personnes relais sur place, les co-orgas avec leur intention de projet et la personne qui les représente --> Réunion le 17/01
• : Envoyer le formulaire d'inscription au COPIL et membres de l'organisation
• : Organiser une réunion de cadrage avec les co-orgas --> Réunion le 17/01
• : Trouver des lieux pour se réunir --> Gué Bernisson
• : Créer les outils pour gérer l'organisation (drive, pages Yeswiki, formulaire) --> Reste WP et programme à remplir
  • : Commencer à ébaucher le programme
• : Commencer à prévoir l'hébergement Au Gué Bernisson

• : Trouver des solutions de restauration --> Cantine du Mans (à voir comment on fait pour le vendredi soir et le samedi midi)
• : Trouver un nom pour l'événement --> Transisarthe
• : Clarifier les temps du programme et leur ouverture (restreinte, moyenne, large) --> A faire le 17/01
• : Clarifier les rôles des personnes sur l'organisation --> Cécile co-anim, Pierre Marie co-anim, soirée avec Marie, prise de note
• : Créer une page sur le site WP pour annoncer l'événement
• : Lancer les invitations sur la base du préprogramme : aux sources, partenaires, COPIL
• : Communiquer le programme aux partenaires
• : Inviter des élu·es
• : Annoncer l'événement dans la newsletter --> Invitation envoyé dans la NL de Décembre
• : Envoyer un message aux sources --> Fait par Florent
• : Contacter les points locaux de Transiscope
  • : Valider les réservations des lieux et leur partager nos besoins/questions/programme (organiser un echange tel/visio si besoin)

: Partager les besoins en hébergement bénévole --> Pas nécessaire

1 Mois avant

• : Valider avec les lieux les réservations et leur partager nos besoins
• : Communiquer le programme aux partenaires
• : Valider solutions de restauration Gué Bernisson
• : Retroplanning détaillé à faire pour identifier les sujets logistiques

: Annoncer l'événement dans la newsletter

: Envoyer un message aux sources

• : Communiquer sur l'événement public/ouvert si il y en a un --> Fait par Alternatiba Le Mans et acteurs locaux

: Valider solutions d'hébergement

: Partager les besoins en hébergement bénévole

2 semaines avant

• : Fermer les inscriptions --> Vendredi 7 Mars
• : Régler les petits sujets logistiques (clés des salles, café, autre)

1 semaine avant

• : Envoyer un mail avec toutes les infos pratiques aux inscrit·es (horaires, lieux, hébergement, repas)
  • : Mettre en lien les personnes qui hébergent et les personnes hébergées (en cas d'hébergement militant)
• : identifier des boulangeries --> Petits dej inclus pour celleux qui dorment sur place
• : imprimer les cartes Transiscope autour du lieu

Dans la dernière semaine

• : Préparer un paperboard avec le déroulé, lien ODJ
• : Finaliser programme détaillé

: Commander les petits dejs dans des boulangeries

: Préparer un YOGILE

La veille

: Faire les courses pour les petits dejs et soirées

• : Visiter les lieux pour réfléchir l'organisation de l'espace
• : Préparer un paperboard avec le déroulé, lien ODJ

Pendant (pas du tout à jour)

• : Afficher le planning
• : Décorer la salle

: Prévoir des activités simples à proposer à ceux.celles qui découvrent Transiscope

: Prévoir un mur blanc de "qui s'est passé" avec un petit post-it de présentation

: Prendre des photos régulièrement (album partagé via yogile par ex)

: identifier des décisions prises légitimement durant le sprint et qui méritent d'être partagées aux absente et repérer celles qui doivent être proposées de manière plus collective en incluant les absents.

: Missionner de manière claire et explicite des copains, copines sur des chantiers issus du sprint (fonction d'animations, dev spécifique...)

: Bilan à chaud : météo, pépites, rateaux, pistes d'améliorations, PPPP (Prochains Plus Petis Pas Possibles)