Transiscope au bord du Léman

En amont

  • 100% : Valider en COPIL le lieu --> Genève
    • 100% : Valider la date via framadate --> 20-21 Septembre 2024
  • 100% : Définir un·e coordinateur·ice du COPIL --> Lorenzo
  • 80% : Réfléchir à quelques personnes/orgas relais locales --> Alternatiba Léman, Après GE, ECREVIS
    • 80% : Définir l'orientation de ce Transiscothon --> Discuté en COPIL en Avril
    • 100% : Créer un événement sur la gare centrale -->
    • 10% : Demander des subventions à la ville hôte
    • 10% : Reprendre le débrief du Transiscothon précédent
  • 100% : Ecrire un texte d'intention/présentation de l'événement - Lorenzo
  • 80% : Identifier des personnes relais sur place, les co-orgas avec leur intention de projet et la personne qui les représente
  • 10% : Envoyer le formulaire d'inscription au COPIL et membres de l'organisation
  • 10% : Organiser une réunion de cadrage avec les co-orgas
  • 90% : Trouver des lieux pour se réunir
  • 90% : Créer les outils pour gérer l'organisation (drive, pages Yeswiki, formulaire)
    • 90% : Commencer à ébaucher le programme
  • 100% : Commencer à prévoir l'hébergement Au camping du terroir

2 Mois avant

  • 40% : Trouver des solutions de restauration - Lorenzo
  • 100% : Trouver un nom pour l'événement
  • 100% : Clarifier les temps du programme et leur ouverture (restreinte, moyenne, large)
  • 100% : Créer une page sur le site WP pour annoncer l'événement
  • 100% : Lancer les invitations sur la base du préprogramme : aux sources, partenaires, COPIL
  • 100% : Communiquer le programme aux partenaires
  • 10% : Inviter des élu·es
  • 50% : Annoncer l'événement dans la newsletter --> Invitation a envoyé dans la NL de Juillet
  • 100% : Envoyer un message aux sources
  • 10% : Partager les besoins en hébergement bénévole --> Pas nécessaire

1 Mois avant

  • 10% : Communiquer le programme aux partenaires
  • 10% : Valider solutions de restauration
  • 10% : Retroplanning détaillé à faire pour identifier les sujets logistiques
  • 10% : Annoncer l'événement dans la newsletter
  • 10% : Envoyer un message aux sources
  • 10% : Communiquer sur l'événement public/ouvert si il y en a un
10% : Valider solutions d'hébergement
10% : Partager les besoins en hébergement bénévole

2 semaines avant

  • 10% : Fermer les inscriptions
  • 10% : Régler les petits sujets logistiques (clés des salles, café, autre)

1 semaine avant

  • 10% : Envoyer un mail avec toutes les infos pratiques aux inscrit·es (horaires, lieux, hébergement, repas)
  • 10% : Mettre en lien les personnes qui hébergent et les personnes hébergées (en cas d'hébergement militant)
  • 10% : identifier des boulangeries

Dans la dernière semaine

  • 10% : Préparer un paperboard avec le déroulé, lien ODJ
  • 10% : Finaliser programme détaillé
  • 10% : Commander les petits dejs dans des boulangeries
  • 10% : Préparer un YOGILE

La veille

  • 10% : Faire les courses pour les petits dejs et soirées
    • 10% : Visiter les lieux pour réfléchir l'organisation de l'espace

Pendant (pas du tout à jour)

  • 10% : Afficher le planning
  • 10% : Décorer la salle
  • 10% : Prévoir des activités simples à proposer à ceux.celles qui découvrent Transiscope
  • 10% : Prévoir un mur blanc de "qui s'est passé" avec un petit post-it de présentation
  • 10% : Prendre des photos régulièrement (album partagé via yogile par ex)
  • 10% : identifier des décisions prises légitimement durant le sprint et qui méritent d'être partagées aux absente et repérer celles qui doivent être proposées de manière plus collective en incluant les absents.
  • 10% : Missionner de manière claire et explicite des copains, copines sur des chantiers issus du sprint (fonction d'animations, dev spécifique...)
  • 10% : Bilan à chaud : météo, pépites, rateaux, pistes d'améliorations, PPPP (Prochains Plus Petis Pas Possibles)

Après

  • 10% : Organiser un temps de bilan/REX
  • 10% : Récolter les besoins en remboursement (voir ici)
  • 10% : Rédiger un compte rendu et des articles pour alimenter la newsletter
  • 10% : Mettre au propre le CR du Transiscothon (si besoin)
  • 10% : Remercier les partenaires, lieux
  • 10% : Espace pour déposer les photos
  • 10% : Mail aux participant·es (lien framateam, remerciements, prochains rebonds, HelloAsso, )
  • 10% : Mail aux COPIL (remboursements, choses qui ressortent, choses à documenter, évolution du format)
  • 10% : bilan financier
  • 10% : Faire un article sur le site WP - P-A