Relevé des décisions

Relevé des actions

Mois de Mars (Transiscothon de Paris)

• ⚙️ Construire un document qui fait le récap des orgas membre du COPIL et leurs raisons d’y être - Florent
• Documenter l’évolution de la charte avec un glossaire - Florent
• Retrouver la définition de la transition de Nantes - Simon
• ⚙️ Faire les tests de la V2 au sein du COPIL - GT Tech

Mois d’Avril

• Mettre à jour le site web - Florent/Jordan
  • Modifier les pages qui parlent des groupes de travail mis en hibernation - *Florent/Jordan
• Organiser une rencontre avec Bruno et Cecile MALO - Pierre-Alain

Mois de Mai

• Documenter l’évolution chronologique de la charte - Florent
• Communiquer sur les RS la sortie de la nouvelle charte - Lorenzo/Florent
• Bruno rappel Nicolas KRAUSZ pour savoir comment postuler à l’AAP de la FdF
• FPH
• Préparer le remplacement de Maia - fiche de poste à refaire ? GT Source/GT RH
• Regarder combien on peut dépenser pour une presta sur le GT source - GT Finances/Florent
• Regarder ce qu’on peut faire pour accélerer l’intégration des sources en attente - voir ce qui pourrait améliorer ça ? GT Sources
• Réparer celles qui sont cassées - voir pour une presta ? GT Sources/GT Finances/GT Tech
• Avancer sur l’organisation d’un Transiscothon en Bretagne - Florent/Maia

Mois de Juin - NEW

• A traiter à la rentrée : que faire des collectifs qui ne donnent pas de nouvelles au COPIL ? - Florent
• Voir avec Jordan pour inclure les UEMSS dans la NL - Florent
• Mettre à jour la définition d’un Transiscothon sur la gare centrale et peut être sur le site ? - Florent
• Répondre au sondage pour le prochain Transiscothon breton - ALL
• Pour les prochains Transiscothons : Voir avec Après GE
• Pour les prochains Transiscothons : Voir avec ECOPLAN 89
• Pour les prochains Transiscothons : Voir en enlevant les cartes nationales où y a des trous
• Intégrer la valorisation du Bénévolat dans la fiche de poste de Florent - Florent
• Prévoir un temps de travail à la rentrée Stratégie/Finances - Florent
• Débloquer les virements internationaux - Bruno
• Rappeler Nicolas Krausz en lui proposant la réponse à l’AFNIC comme base de travail pour la FdF - Bruno/Florent
• faire un sondage pour les dates autour des UEMSS 29 Aout - Florent
• Répondre au sondage pour le prochain COPIL Présentiel - ALL
• Voir avec Julian d’AAR - Florent

Relevé des décisions

Relevé des actions :

Mois de Mars (Transiscothon de Paris)

• ⚙️ Construire un document qui fait le récap des orgas membre du COPIL et leurs raisons d’y être - Florent
• ⚙️ produire une note prospective pour la FPH sur la base des discussions de ce weekend - groupe stratégie
• Documenter l’évolution de la charte avec un glossaire - Florent
• Retrouver la définition de la transition de Nantes - Simon
• ⚙️ Faire les tests de la V2 au sein du COPIL - GT Tech

Mois d’Avril

• Mettre à jour le site web - Florent/Jordan
  • Modifier les pages qui parlent des groupes de travail mis en hibernation - *Florent/Jordan
• ⚙️ Vérifier qu’il n’y a pas d’objection avec la nouvelle charte dans les orgas membres du COPIL - Tou·tes
• Organiser une rencontre avec Bruno et Cecile MALO - Pierre-Alain
• Bruno fait le lien avec le CTC pour mettre Florent - Bruno

Mois de Mai

• Vérifier avec Alternatiba et l’AV qu’il n’y a pas d’objections à la nouvelle charte d’ici 15 jours - Simon
• Préparer un article pour décrire l’évolution de la charte vue du côté CAC (klaxon) - Marianne
• Documenter l’évolution chronologique de la charte - Florent
• Communiquer sur les RS la sortie de la nouvelle charte - Lorenzo/Florent
• Bruno rappel Nicolas KRAUSZ pour savoir comment postuler à l’AAP de la FdF
• Bruno et Florent rédigent un document de projection à 3 ans et l’envoient au COPIL pour relecture puis à la FPH
• Relancer les dernières personnes du COPIL qui n’ont pas répondu au formulaire - Florent
• Intégrer Pierre-Alain dans le groupe Source - Maia
• Préparer le remplacement de Maia - fiche de poste à refaire ? GT Source/GT RH
• Regarder combien on peut dépenser pour une presta sur le GT source - GT Finances/Florent
• Regarder ce qu’on peut faire pour accélerer l’intégration des sources en attente - voir ce qui pourrait améliorer ça ? GT Sources
• Réparer celles qui sont cassées - voir pour une presta ? GT Sources/GT Finances/GT Tech
• Avancer sur l’organisation d’un Transiscothon en Bretagne - Florent/Maia

Relevé des décisions

• Pour le rôle de démarchage de nouvelles sources : n'importe qui peut le faire, il faut faire remplir formulaire "[Devenez une source](https://transiscope.org/devenez-une-source/)" et qu'il y ait des personnes qui participent au groupe source pour les intégrer.
• Pour le rôle de démarchage de partenaires/financeurs : on attend d'avoir une stratégie plus claire.
• Pour le rôle de représentation de Transiscope à des événements publics : les membres du COPIL peuvent le faire en prévenant à l'avance le COPIL

Relevé des actions :

MOIS DE DECEMBRE

MOIS DE JANVIER

MOIS DE MARS (Transiscothon)

• MOIS D'AVRIL

• Stratégie :

• Axe 1

  : Solidifier nos moyens financiers

Axe 1

• Axe 2

  : Promouvoir les sources au rang d’ambassadrices

• Axe 3

  : Questionner l’intérêt et la forme d’une communauté de Tiers

• Axe 2

  : Constituer une communauté de sources

• Axe 3

  : Favoriser l’orientation des besoins d’accompagnement des tiers vers des acteurs de confiance compétents

• Axe 3

  : Outiller et fournir les ressources aux tiers

Temps ouvert aux publics/partenaires :

• Charte :

• La suite et les prochains Transiscothons :

• Rencontre avec des sources :

• Mettre à jour le doc sur le Transiscothon - Florent
• Faire un framadate pour les weekends du mois de Mars - Florent
• Vérifier avec Lyon qu’il pourra y avoir des conditions de travail décentes - Florent
• Prévoir une réunion budget 2023 - Bruno/Simon avec Florent car ça permettra de rentrer dans certains détails et certaines dépenses et avoir une vision assez fine
• Rédiger une offre “service civique” - Le groupe GT RH avec soutien Florent
• Bruno et JB profitent de se croiser cette semaine pour parler des sujets liés à la charte
• L’association de soutien signe le devis de Jordan - Bruno/Simon
• Point a faire Julien concernant le suivi de Jordan/GT Com - Florent
• Demander à Jordan de passer une heure ou deux pour se synchroniser pour que Lorenzo puisse diffuser dans ses réseaux - Florent
• Jordan envoie mensuellement les infos/actualités de Transiscope aux membres du COPIL
• Chaque membre fait le relais des infos pour qu’elles soient utilisées par la com’ au sein de son orga
• Voir avec Maia pour qu’elle se mette en relation avec les personnes qui peuvent l’aider - Florent
• Lancer un sujet Framavox pour valider le passage à Framaspace - Florent
• Organiser une réunion sur ce sujet avec les chemins de la transition en Janvier/Février - QUI
• Remplir le framadate pour le COPIL de Janvier AVANT DE PARTIR EN VACANCES !

Synthèse des décisions :

Synthèse des actions

• [ ] Vérifier le GSheet avec ECOLISE - GT Source/GT Technique
• [ ] Discuter de la V2 rapidement avec ECOLISE (dans le cadre de Communities For Future) - GT Source/GT Technique
• [ ] Identifier les acteurs qui peuvent faire beta testeureuses pour la V2 interne - GT Source
• [ ] Définir le process de dédoublonnage - GT Source/GT Technique
• [ ] Définir le process pour envoyer les signalements directement aux sources - GT Source/GT Technique
• [ ] Rediscuter avec Daniel de sa proposition de formation - - GT Source/GT Technique

• [ ] Faire un tableau de priorisation avec les sources actives - GT Source/GT Com

• Technique :

• Une nouvelle application "open social data" a été développée ces derniers mois par le groupe technique de Transiscope. Celle-ci permet de récupérer des évènements depuis Facebook (et à terme depuis d'autres réseaux sociaux). Les geeks de Transiscope ont travaillé ce week-end sur cette application, notamment finir de la configurer et la déployer dans un environnement de production :
  • L'application Open Facebook a été rebaptisée Open Social Data et elle a été réhebergée (code source, configuration Facebook, hébergement applicatif) sur des serveurs et des comptes gérés par Transiscope.
  • Des améliorations légères ont été apporté à Open Sociale Data pour améliorer l'expérience utilisateur et ajouté un logo
  • Les démarches juridiques et administratives pour mettre en place Open Social Data ont été réalisées et sont en attente de validation par Facebook. La validation Facebook devrait prendre 5 à 10 jours (et c'était rude!).
  • La gestion des évènements sur le logiciel GoGoCarto étant maintenant disponible, nous avons créé une carte de test alimentée par des pages Facebook via "open social data".
  • La carte test des événements sera sans doute un prototype avec les événements des pages Facebook des groupes Alternatiba et Colibris.

• Sur la Version 1 de Transiscope :
  • La gestion des doublons par agrégats a été développée récemment par un prestataire. L'affichage de ces agrégats sur la carte a été finalisée pendant le Transiscothons.
  • Il est maintenant possible de signaler une erreur sur une source externe. Le signalement sera transmis à la source, via email + les signalements seront historisés.

• L'équipe technique a fait un point sur la feuille de route pour se mettre au même niveau d'information et mieux visualiser l'avancement des chantiers.

• Gare centrale :

• Modifier la page d'accueil

• Mettre à jour vers Doryphore (nouvelle version pour le Yeswiki), écrémage des menus.

• Créer une page pour les Transiscothons avec formulaire d'inscription de la prochaine édition (décembre) et du pré-programme

• Communication :
  • Ce premier Transiscothons a été l'occasion de faire des interviews des membres qui serviront à des vidéos de communication, sous plusieurs formats.
  • Définition des actions de com à mener pour promouvoir le prochain Transiscothons.

• Prochain Transiscothons de décembre :
  • Définition des objectifs, des cibles et des thématiques abordées pendant l'événement.

• Dates fixées du 10 au 12 décembre et pré-programme (Cf PAD Transiscothons décembre : https://pad.colibris-outilslibres.org/p/Transiscothon10-12d%C3%A9c)

• Soirée le vendredi (Académie du climat ou Base ou Maison des canaux), on reprend le format qu'on avait fait à la Maison des Acteurs du Paris durable. 1h de conférence : histoire, coopération, outil et à venir. 2ème heure = Temps d'interconnaissance avec illustration de la carte Transiscope puis discussions par petits groupes. Buffet et temps convivial +++

• Journée de travail le vendredi (probablement à la FPH) avec les sources, les bénévoles.

• La liste des sources a été reprise et les sources prioritaires à inviter identifiées.

• RH (Richesses Humaines) :

• Nous avons acté que l'accueil des volontaires pour devenir bénévole était trop chronophage et qu'il fallait mettre à jour la page du site le bouton "devenir bénévole" pour inviter aux Transiscotons.

• Un message va être envoyé à toutes les personnes qui se sont manifestées déjà sur l'ancien formulaire en 2021 pour les convier au prochain Transiscothons.

• Un atelier "accueil bénévole" sera organisé dans les prochains Transiscothons en commençant par celui de décembre.

• Sources :

• Prendre soin :

• Le groupe com prend le relais quand une nouvelle source entre pour diffuser des infos sur cette source.

• Deux questions seront abordées au prochain Transiscothons avec les sources :
  • Comment accompagner un événement de MAJ des sources : on traitera ce sujet avec les sources au prochain Transiscothons
  • La question des licences

• La question de la référence du groupe source a été posée, la personne actuellement référente n'ayant plus le temps. Après un point avec celle-ci il a été décidé de chercher une nouvelle personne pour animer le groupe (potentiellement en prestation).

• Préparation du contenu du prochain Transiscothons côté source.

Décision - Nouvelle organisation du COPIL

• Des COPIL moins réguliers - Dans la mesure où la stratégie opérationnelle et le budget est validée annuellement, les membres de Transicope sont capable de prendre en autonomie un certain nombre de décision opérationnelle. Le COPIL se retrouvera donc annuellement pour mettre à jour la stratégie opérationnelle et le budget, puis ponctuellement lorsqu'une décision nécessitera une réunion de décision (quand elle ne peut pas être prise à distance).
• Moins et mieux communiquer - la liste de discussion du COPIL ne devrait être utilisé que pour transmettre des informations liées à l'organisation des Transiscothon ou des demandes de décisions à distance. L'enjeu est de diminuer au maximum le flux d'information au sein du COPIL entres les rencontres et le RocketChat reste disponible pour les informations quotidiennes.
• Du temps de préparation des Transiscothon - trouver le lieu, inviter des contributeurs hors COPIL, identifier les sujets avec les GT, gérer les NdF , ...
• De nouvelles modalités de partage des missions - nous tentons une mise en forme sous forme de tableau d'organisation matriciel pour identifier les tâches, leurs référent.e.s et formaliser les tâches ne pouvant être réalisées. Le tableau est accessible via ce lien et demande encore à être éprouvé.
• Un nouveau fonctionnement des GT - Chaque GT a pour seule mission entre les Transiscothon de préparer ces rencontres et d'assurer la continuité des sujets entre les rencontres, à quelques tâches routinières près identifiée dans le tableau d'organisation matriciel..

Implications budgétaires de cette organisation :

• Proposition d'une prestation à Solenne pour organiser les Transiscothon et prendre soin des humains (accueil des nouveaux)
• Proposition d'une prestation à Yannick (Assemblée Virtuelle) pour effectuer la gestion de projet liée aux prestations techniques
• Doublement des dépenses prévisionnelles d'hébergement et de déplacements liées aux Transiscothon

Autres décisions et informations

• Animacoop rejoins officiellement le COPIL en la personne d'Audrey (qui change simplement de casquette);
• Nous participons aux université d'été des mouvements sociaux à Nantes à travers un atelier le 27 Août;
• Nous ferons une demande d'agrément pour pouvoir accueillir des volontaires via l'association, mais simplement pour 2 à 3 places afin de correspondre à nos capacités d'accompagnement réelle;
• Afin d'avancer sur le service de libération des données événementielles de Facebook, il est nécessaire d'avoir un compte développeur et donc de se déclarer en tant que personne morale. Cela pose de nombreuses questions de fond et de responsabilité à venir, aussi il a été décidé que le SIRET de l'association sera bien utilisé, mais sans communication publique afin de limiter les risque et de permettre d'avancer en menant en parallèle la réflexion sur le positionnement du Transiscope sur cette question.

• Astérya est désormais membre du COPIL : l'association est officiellement acceptée en tant que membre du COPIL Transiscope sur la base d'une réciprocité explicitée. Elle sera accueillie par le GT facilitation !

• La stratégie à trois ans sera validée en juin.Le GT stratégie va réaliser un questionnaire pour enrichir les retours et proposer une V2 d'un document stratégique pour validation par le COPIL de juin.
• Organisation d'une réunion pour valider le budget et clarifier le fonctionnement du travail collectif autour du budget et de sa validation. Le GT a le sentiment de ne pas avancer car les membres du copil ne se positionnent pas avec des tâches et budgets alloués, que les décisions prises en COPILne sont pas suivies d'effet. Point d'alerte du groupe finance plus général sur leurs difficultés à être à jour des information, sur leur besoin de soutien des autres GT et sur l'urgence de pouvoir prendre des décisions claires concernant le budget 2020.
• Prolongation de Margot - Accord de principe et délégation de la décision. Margot (ou a minima son rôle) est devenu indispensable à Transiscope et la question de sa prolongation sous un autre statut se pose. La décision doit être prise rapidement et est déléguée au GT RH qui devra avoir une attention particulière aux conditions de travail proposées à Margot, notamment en fonction de son statut (salariat VS autoentrepreneuriat).
• La validation de la roadmap se fera via framavox - il s'agit de valider que la roadmap traduit bien les dernières décisions du COPIL
• Le choix des modalités de gestion des doublons se fera par framavox

• Validation d'un lancement d'une cartopartie confinée

• Pas de lancement d'appel général à bénévoles - le fait groupe par groupe, quand les groupes sont prêts

• Facilitation accompagne le groupe partenariat

• Ancelin sera prévenu qu'aucune mission n'est disponible en presta pour lui pour le moment

• BP 2020 validé mais certaines lignes restent à revoir, notamment pour la partie source et partenariat. Des modifications doivent également être apportées pour les groupes technique et facilitation. Chaque membre est invité-e à réfléchir sur une manière de rétribuer les organisations, notamment sur la partie animation. Les retours pour modifier le BP sont possibles jusqu'au 15 avril. A cette date, les dépenses seront lancées (recrutement presta com, facilitation etc.)

• Orientation positive du copil suite au retour du groupe technique pour un démarrage de la V2 en 2020 à valider avec le BP avec un point d'attention majeur : que le développement de la V2 ne se fasse pas au détriment de la consolidation de la V1
• La road map du groupe technique sera désormais validée en CoPil

• Stratégie "Faire système" adoptée avec objectif conservé d'atteindre le plus grand nombre ("grand public"
• Concevoir un cahier des charges/grille d'analyse pour les partenariats en accord avec la stratégie pour permettre aux acteurs d'avoir une grille de lecture claire

• Évènements auxquels on participe : FMSET (on y va mais organise pas - Guillaume, Bruno, Solnne, Simon(peut-être)) - Université d'été des mvmnts sociaux (Floriane, JB, Solenne) (Séminaire journée complète, ou atelier), FUC (Floriane) - Polyani (co-organisateur, Julien représente en plus de Bruno et JB)

• - CoPil
  • Résiway sort officiellement du CoPil
  • Proposer à Ritimo à entrer au CoPil
  • Le CoPil est composé des représentants des personnes morales et participent aux décisions. Les personnes membres du CoPil sont remboursées à leur demande. Il est possible d'avoir des invités -personnes physiques- temporaires, ces invitations sont proposées par les groupes de travail. Cette invitation peut ouvrir droit à remboursement en revanche ces invités ne prennent pas part aux décisions. Le groupe qui invite des gens prévient la facilitation que des gens viennent - au mimimum une semaine avant. Attention, le groupe finance a évidemment la possibilité de prévenir de l'état des finances si problèmes qui hypothèque ces remboursements
  • Nombre de personne physique représentant les membres: maximum 3 par organisation

• Validation du document de gouvernance

• Les outils qui nécessitent un savoir faire technique et qui font parti du périmètre fonctionnel d’un groupe sont gérés par le groupe “fonctionnel”. Le groupe technique et partenariat (si besoin) est en soutien mais pas à la gouvernance de l’outil.

• Validé - nous avons été très économe, moitié budget dépensé et très impliqué (contribution en nature très élevé)
• Dépenser les 40 000 euros en consolidant les membres et les sources + rechercher au moins un autre financement

• Utilisation du Nextcloud : Synchroniser les contenus / éditer des docs sur nos ordi (pas only office)
• Formation Nextcloud avant la migration
• Migration totale des docs une fois le signal donné

• Facilitation : Romain Lalande prend la place de Facilitateur du CoPil après rencontre et validation par le CoPil à distance, Audrey aura une presta au sein du groupe facilitation (formation facilitateur, retour d'expérience, facilitation de groupe, etc.)
• Communication : recrutement à lancer
• Source / partenariat : recrutement presta animation des sources pas mûr
• Edouard en référent pour la communication pour Philippine

• @Groupe Tech : Mise en commun des outils informatiques
• @Groupe Contenus : Charte
• @Groupe Contenus : Licences RDV à organiser avec Audrey, Sinon possibilité d'avoir cette conversation
• Groupe ouvert selon les intérêts : Comment anime t'on nos initiatives ?
• Groupe ouvert selon les intérêts : Quelles visions politiques et stratégiques ?

• Mettre en place rapidement des fonctions de facilitations dans les groupes (quand Margot aide, ça avance plus vite!)
• Faire des binômes/trinôme sur les relations avec les sources (technique-developpeur.se, en charge de la relation sources, encharge de la relation partenariat)
• Faire un meilleur relais entre le groupe Partenariat et Sources

• Richesses Humaines

• Gouvernance

• Projets/Partenariats

• Finances

• Désigner le groupe de travail contenu pour identifier des critères d'intégration des acteurs en lien avec les collectivités pour revisiter l'article 1 de la charte.
• Structurer de façon claire les différents groupes, leur objectifs -> fonctions -> périmètre + des référant.e.s et des facilitateur.trice.s. le référant/Facilitateur fait en sorte que le groupe fonctionne mais ne doit pas faire tout le travail du groupe
• Le COPIL délègue les aspects partenariats, facilitation et richesses humaines. Audrey s'occupe de diffuser un document permettant dégrossir la question du périmètre d'une décision (groupe POP)
  • création de deux groupes
  • choix des référents : voir doc groupes et tâches